Qué es la minuta: usos y ejemplos

El significado de la palabra minuta es “borrador”, es decir, un documento previo al definitivo que se suele usar en el ámbito jurídico y legal. También es el documento que recoge los apuntes que se toman en una reunión.

Hoy nos vamos a centrar en lo referente al mundo legal: la minuta notarial y la minuta de un procurador.

¿Qué es y para qué sirve la minuta?

Una minuta es un documento legal que principalmente se encarga de recoger información y datos que luego se dará traslado a otro documento legalizado en escritura pública, como por ejemplo los documentos de constitución de una sociedad, o el acta de una asamblea de accionistas.

La importancia de usar una minuta está precisamente en su origen: como está creada y destinada para formalizarse y convertirse en un documento legal, por lo que sirve como garantía de que el documento final será fiel reflejo y que no habrá cambios ni variaciones sorpresa al legalizarse.

Por todo ello, la minuta se utiliza como herramienta no solo en el campo legal, sino también en el ámbito del sector privado para dar fiabilidad y trazabilidad a los acuerdos y operaciones que ser realizan entre empresas y empresarios.

Tipos de minuta

Como hemos visto, la palabra minuta puede tener varias acepciones según el sector o el aspecto en el que se utilice. Por ello, se puede decir que existen diferentes tipos de minutas:

• De contratos: es el borrador de acuerdos y contratos, con todo lo esencial que después se desarrollará y se convertirán en documentos oficiales vinculantes, por ejemplo, los documentos de constitución de una sociedad que el notario formalizará en escritura pública.
• De reuniones: son las notas y apuntes que se toman para recoger todo lo que se ha debatido y que se utilizará para realizar el acta de la reunión.
• De honorarios: donde abogados, procuradores, notarios y demás profesionales reflejan sus servicios y el importe de los mismos, como si de una factura se tratará, aunque no es igual.
• De herencias y herederos: son los documentos que detallan la identificación de herederos de una herencia y el reparto de la misma. En el caso de tener que buscar herederos, también incluirá los detalles de la investigación, toma de contacto y comunicaciones.

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¿Qué diferencia hay entre minuta y factura?

Uno de los usos de la minuta es expresar el pago de servicios de abogados, notarios, profesionales, etc., cuyos importes están regulados por sus respectivos colegios profesionales.

En la práctica se suele decir que “minuta” sería equivalente a “factura” pero no es del todo cierto, porque hay una diferencia fundamental: la minuta debe recoger los servicios del profesional legal y el coste de los mismos, pero para convertirse en factura debe de estar numerada, fechada y aplicar los impuestos correspondientes.

Por lo tanto, siempre que la minuta cumpla todos los requisitos legales que se le exigen a una factura legal podrá ser utilizada como tal. Entonces, el contenido de la minuta por servicios prestados deberá incluir: fecha, número, datos fiscales del emisor, datos fiscales del perceptor, IVA desglosado, etc.

¿Cómo hacer una minuta?

Para hacer una minuta correctamente y sin cometer errores, lo primero es hacer una buena planificación de los servicios que se van a prestar al cliente, puesto que, cada aspecto no viene fijado ni determinado.

Existe una fórmula para obtener los honorarios que vamos a reflejar en una minuta:

• VH (Valor por hora): este importe se calcula con un promedio de las horas invertidas.
• NC (Nivel de complejidad): este importe se mide según el mercado de servicios jurídicos.
• HI (Horas invertidas): es la suma total de las horas invertidas, en el caso del cliente serán horas dedicadas a reuniones, audiencias, elaboración de escritos, etc.
• VE (Valor de espera): debido al retraso que supone los trámites judiciales, el abogado debe tener en cuenta las gestiones llevadas a cabo con el cliente durante la gestión, normalmente, se suelen tener en cuenta 2 horas mensuales.
• Gastos: tasas judiciales, traslados, copias, etc.
• BC (Beneficio del cliente): en caso de éxito por parte del abogado, el porcentaje habitual que se cobra es:
  • 8% en caso de evitar que el cliente tenga que pagar.
  • 10% en el caso de recibir dinero.

Honorarios = (VH x NC x HI) + VE + Gastos + 10% Indemnización

Ejemplo de minuta de abogado

Veamos un ejemplo para entender cómo calcular la minuta de un abogado.

Supongamos que se encarga a un abogado interponer una demanda a una Compañía de Seguros para solicitar una indemnización por daños y perjuicios por un importe de 10.000 euros. Los datos son los siguientes:

• El abogado tiene un precio por hora establecido de 30 euros.
• La demanda tiene un nivel de complejidad alto clasificado con el 4.
• Las horas invertidas en el caso han sido 20.
• El retraso del trámite judicial ha supuesto 3 meses.
• Los gastos ocasionados por tasas judiciales y traslados son 500 euros.
• El abogado gana la demanda y el cliente recibe la indemnización de 10.000 euros.

Si aplicamos la fórmula del apartado anterior, el cálculo de la minuta sería:

(30 x 4 x 20) + (2 x 30) + 500 + 1.000 = 2.400 + 60 + 500 + 1.000 = 3.960 euros

Por tanto, el importe final de la minuta sería de 3.960,00 €

Modelo de minuta para abogados

La minuta es una forma de medir el trabajo y saber cómo cobrarlo, porque valorar el tiempo y el trabajo de uno mismo suele ser algo complicado de hacer.

Si eres profesional de la abogacía, queremos ponértelo fácil y por eso te proporcionamos un modelo de minuta que podrás descargar de forma gratuita, con la que vas a cumplir la normativa vigente de facturación.

Modelo de minuta en Word
Modelo de minuta en PDF

Si tienes algún tipo de duda utiliza los comentarios para dejarnos tus preguntas y las responderemos.

Preguntas frecuentes sobre las minutas

A continuación, vamos a responder a 3 de las preguntas más frecuentes que suelen surgir en torno a las minutas.

¿Qué diferencia existe entre una minuta y una escritura?

En el ámbito contractual, la minuta es el documento escrito que va a recoger los derechos y obligaciones respecto a la transferencia de un inmueble, pero no certifica que se haya realizado el traspaso de titularidad del mismo. Sin embargo, la escritura de compraventa es el documento oficial que otorga seguridad jurídica al comprador y el vendedor cuando se realiza el traspaso de un inmueble.

¿Qué valor legal tiene una minuta?

Como hemos dicho antes, la minuta se crea como documento previo al documento formal y garantiza que no habrá cambios durante el proceso de legalización. Por ello va a tener validez legal por sí misma. Este es el motivo de que deba realizarse .siempre por un abogado o profesional legal.

¿En qué formatos suelen estar las minutas?

En realidad, no hay un formato establecido para hacer una minuta, aunque si algunas indicaciones sobre lo que debe de incluir:

• Fecha.
• Motivo o tema de la reunión.
• Asistentes/participantes.
• Puntos tratados o acuerdos a los que se llega.
• Responsables.
• Fecha para la ejecución.

Como recomendaciones está la de cuidar la ortografía y la redacción y organizar la información de manera limpia utilizando listas o tablas para darle una estructura clara y accesible. Además, para darle un aspecto más profesional, también se puede añadir el logo de la empresa.

En el momento de la redacción se puede utilizar un documento de texto, como Word, y después para el envío utilizar el formato PDF.