Qué es una factura: concepto y ejemplo y cómo facturar

Hemos redactado este artículo para todos los autónomos y pymes, con el fin de aclarar todas las cuestiones importantes relacionadas con el proceso de facturación, comencemos por saber la definición de factura.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento legal y comercial que acredita una operación de compraventa de bienes y servicios.

La factura es el documento oficial que acredita que se ha llevado a cabo dicha transacción, tanto para el profesional que la emite, como para el que la recibe.

Cuando llevamos a cabo una compraventa de bienes o servicios con otra empresa (cliente), hay que elaborar un documento donde quede detallada toda la operación comercial, es decir, datos del cliente, descripción de la operación, fecha, base imponible, impuestos, etc. a esto es lo que se conoce como factura.

Para qué sirve una factura: función principal

La factura tiene una validez legal y fiscal, por lo que será la prueba física de una operación comercial llevada a cabo entre dos partes.

Con ella se demuestra la veracidad de la operación y el pago de todos los impuestos obligatorios.

¿Cuáles son los beneficios de las facturas?

Las facturas ofrecen tanto al vendedor como al comprador los siguientes beneficios:

• Ante un impago por parte del comprador, podremos exigir legalmente su pago.
• Su emisión es obligatoria para todas las entidades empresariales, como son autónomos, pymes, grandes empresas, etc.
• La factura ofrece una garantía posventa, tanto para una devolución como una reclamación.
• Es el justificante ante cualquier incidencia que pueda surgir por el vendedor o por el comprador.

¿Quién está obligado a emitir facturas?

Cualquier empresario o autónomo profesional está obligado a emitir facturas por la venta de productos o servicios prestados, por tanto, habrá que elaborar factura en las siguientes situaciones:

• Cuando la operación comercial se lleva a cabo con otro autónomo o empresario.
• Cuando un cliente la solicita con fines tributarios.
• En operaciones comerciales de exportación que están exentas de IVA.
• En operaciones comerciales intracomunitarias.
• Si el cliente es una Administración Pública.
• Cuando el cliente sea persona jurídica sin ser empresario o autónomo.
• En operaciones comerciales de bienes de montaje e instalación.
• En operaciones comerciales de venta a distancia con impuestos especiales.

En general, podemos decir que siempre que exista una operación comercial de compraventa de bienes o servicios, habrá que emitir una factura de venta.

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¿Qué se necesita para poder emitir una factura?

La Agencia Tributaria recuerda la obligación emitir facturas a todos los profesionales y empresarios, cada vez que se lleve a cabo una operación de compraventa de bienes o servicios, además de guardar una copia de cada una de ellas.

A la hora de elaborar una factura se necesita cumplir con el Reglamento de Facturación, el cual, especifica los datos obligatorios que deben contener cualquier factura para tener validez legal.

Se aconseja el uso de un programa de facturación online para no cometer errores a la hora de elaborar una factura, además, de asegurarte del cumplimiento de la normativa vigente en tema de facturación.

Partes de una factura

La normativa vigente de facturación detalla los datos que deben aparecer de forma obligatoria en cualquier factura de venta.

Los datos de una factura obligatorios son:

► Número de factura (3)

Todas las facturas deben estar enumeradas y seguir un orden correlativo en función de su fecha de emisión.

► Datos fiscales (1,2)

Hace referencia a la razón social o nombre y apellidos, NIF, dirección, teléfono, etc., tanto del vendedor como del comprador

► Fecha de expedición (4) de la factura y fecha de la operación comercial, en el caso de que sean diferentes.

► Descripción (5)

Hay que incluir el listado de bienes o servicios adquiridos, detallando una explicación e indicando el número de unidades y el precio unitario.

► Impuestos asociados a la operación (6)

Se debe especificar los impuestos sujetos a la operación que se lleva a cabo, normalmente IVA e IRPF, especificando el porcentaje aplicable, en el caso de alguna exención fiscal, habrá que añadir su fundamento legal

► Importe total (6)

Indicar el precio total de la operación comercial

Los datos de facturación recomendados son:

► Forma de pago (7)

► Observaciones (8)

¿Cómo se hace una factura? Instrucciones paso a paso

Una vez que ya conoces los datos obligatorios que deben aparecer en una factura, vamos a enseñarte cómo se hace una factura.

Los elementos más complicados de calcular a la hora de elaborar una factura son los impuestos, IVA e IRPF, y el importe total.

¿Cómo calcular el IRPF?

Lo primero que debes tener claro es que la retención de IRPF solo la aplican los autónomos profesionales, y algunos autónomos que tributan en régimen de estimación objetiva o módulos.

Los diferentes tipos de IRPF que puede soportar un autónomo profesional son el 7% y el 15%, el tipo reducido del 7% lo aplican los nuevos autónomos durante los primeros 18 meses de actividad, para el resto el tipo general es el 15%.

Existen algunas actividades empresariales qué al tributar en estimación objetiva (módulos), como es el transporte de mercancías por carretera (epígrafe 722), tienen la obligación de retener el 1% sobre el importe de la factura.

Y, por último, si eres una sociedad no tendrás que retener en tu factura bajo ningún concepto.

¿Cómo calcular el IVA?

A la hora de aplicar el IVA debes conocer que actualmente existen tres tipos de IVA, que son:

4% (IVA superreducido) → se aplica sobre los bienes de primera necesidad, como es el pan, leche, cereales, libros, periódicos, etc.

10% (IVA reducido) → se aplica en los alimentos en general, transporte, plantas, hostelería, etc.

21% (IVA general) → se aplica en todos los bienes y servicios que no están incluidos en los tipos superreducido y reducido.

0% (IVA exento) → normalmente se aplica cuando es una exportación.

¿Cómo calculo el importe total?

Una vez dicho todo esto, tendrás que aplicar el IVA o IRPF que corresponda a la compraventa de bienes o servicios específica.

Estos impuestos se aplican sobre la base imponible, el IRPF lo hará con signo negativo y el IVA con signo positivo.

Por ejemplo, un economista que tenga que facturar 100 euros a un autónomo por el servicio del asesoramiento fiscal, y suponiendo que no sea un nuevo autónomo, sería:

Base Imponible: 100 euros

IRPF (15%): -15 euros

IVA (21%): +21 euros

Importe total: 106 euros

Si no quieres cometer fallos a la hora de elaborar tus facturas, te recomendamos que uses un programa de facturación gratis en la nube. Te ahorra tiempo y puedes controlar tus facturas emitidas y recibidas desde cualquier lugar.

Información necesaria de una factura

Para emitir una factura se necesita incluir algunos datos obligatorios para que esta tenga validez:

• Número de la factura (correlativo a la serie numérica).
• Nombre o razón social del comprador y vendedor, ya sea una empresa o una persona física.
• NIF del comprador y vendedor así como su dirección fiscal.
• Fecha de expedición.
• Fecha de operaciones cuando esta no coincide con la de expedición.
• Descripción del bien o servicio.
• El precio por unidad y el precio antes de impuestos de cada uno de los bienes o servicios.
• Si existe algún descuento o anticipo señarlo.
• Impuestos: el Impuesto sobre el Valor Añadido y el tipo que se aplica así como el IRPF.
• La cuota tributaria.
• El importe total.
• Si la factura está exenta de IVA se debe hacer constar citando la ley de IVA y el artículo por el cual queda exenta (por ejemplo, «Factura exenta de IVA, según art. 20. Uno. 26º»).
• En los casos de facturación por el destinatario o de inversión del sujeto pasivo se debe mencionar.
• Si se pertenece al régimen especial de bienes usados o al régimen especial de agencias de viaje también se debe consignar en la factura.

Los tipos de facturas más comunes: ejemplos de facturas

No existe un único tipo de factura, dependiendo de la operación comercial, los destinatarios o incluso la propia gestión de facturación del profesional o la empresa responsable de su expedición, pueden encontrar varias modalidades de facturas, entre las más comunes destacan:

1. Factura simplificada
2. Factura proforma
3. Factura rectificativa
4. Factura electrónica
5. Factura recapitulativa

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