¿Cómo anular una factura emitida?
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Cargando...Cuando un autónomo o el responsable de facturación de empresas identifica un error en una factura ya emitida, surge la duda sobre cómo podría resolverse la situación. A priori, parece que todo está perdido. Si la factura está emitida, la legislación fiscal es como la física con la energía, no concibe que desaparezca, solo que se pueda transformar. Y, efectivamente, las facturas pueden transformarse una vez emitidas, si se realiza los pasos adecuados.
Usando nuestro generador de facturas gratis, evitarás que se produzcan errores en tus facturas ya que está constituido por una plantilla sencilla e intuitiva. Además te permite enviar dichas facturas a tus clientes sin necesidad de estar registrado en la plataforma de Billin.
¿Te has encontrado con un error en una factura emitida y no sabes qué hacer? Es más común de lo que parece: un cálculo incorrecto, un dato mal registrado o incluso emitir una factura por un servicio que no llegó a realizarse.
En estas situaciones, saber cómo anular una factura emitida se convierte en una necesidad para mantener el orden en tu contabilidad y cumplir con la normativa vigente.
En este artículo, te explicamos, paso a paso, cómo solucionar este tipo de errores. Además, vamos a responder a las preguntas más frecuentes, como si se puede modificar una factura emitida, qué impacto tiene en tus impuestos y qué hacer si el cliente ya pagó.
Sigue leyendo para aprender a gestionar estos casos de forma eficaz y sin complicaciones.
En este artículo encontrarás
¿Es posible cancelar una factura ya emitida?
El Reglamento de facturación actual establece que no se pueden anular facturas emitidas de forma directa, ya que cada documento debe quedar registrado y conservarse en los libros contables de la empresa.
Sin embargo, lo que sí se puede hacer es corregir cualquier error o problema mediante la emisión de una factura rectificativa, que cumple con los requisitos legales para subsanar errores en la facturación.
Una factura rectificativa es un documento que sustituye o modifica la factura original, manteniendo la trazabilidad contable.
Es especialmente útil cuando:
- Se detecta un error en los datos de la factura original, como el importe, la descripción del servicio o los datos del cliente.
- Se debe anular una factura emitida porque el servicio o producto finalmente no se entregó.
- Se emitió la factura a un cliente equivocado.
¿Cómo se anula una factura emitida?
Aunque ya hemos visto que no se puede «anular» una factura emitida de manera directa, puedes corregir cualquier error utilizando una factura rectificativa. Este documento es la única forma legal de subsanar fallos o problemas en la facturación, manteniendo la trazabilidad contable y fiscal.
A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacerlo correctamente:
1. Identifica el error en la factura original
El primer paso es revisar la factura emitida y detectar qué fallo necesita corregirse.
Los errores más comunes son:
- Los datos del cliente (nombre, dirección, NIF, etc.).
- La descripción del producto o servicio.
- Los importes o cálculos, como el IVA o el total.
- La emisión a un cliente incorrecto o por un servicio que no se realizó.
2. Genera una factura rectificativa
Para corregir la factura original, deberás emitir una factura rectificativa que cumpla con todos los requisitos de una factura ordinaria:
- Título de la factura: debes indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.
- Número de la factura original: incluye una referencia clara a la factura que estás corrigiendo, especificando su número y fecha de emisión.
- Motivo de la rectificación: indica de forma breve, pero precisa la razón del cambio (por ejemplo, «error en el importe» o «anulación del servicio no prestado»).
- Corrección de los datos: refleja la información correcta, ya sea el importe ajustado, la descripción adecuada del servicio o cualquier otro dato erróneo.
- Numeración y fecha: la factura rectificativa debe tener su propio número único, siguiendo la secuencia de tu sistema de facturación y una fecha de emisión que corresponda al momento en que realizas la corrección.
3. Informa al cliente sobre la rectificación
Comunica al cliente que has emitido una factura rectificativa. Esto es especialmente importante si el cambio afecta los importes a pagar o si el cliente ya realizó el pago. En caso de que se deba reembolsar dinero o ajustar un saldo pendiente, asegúrate de documentar el acuerdo con claridad.
4. Registra ambas facturas en tu sistema contable
Tanto la factura original como la rectificativa deben conservarse y registrarse en tus libros contables. Esto asegura que todas las operaciones estén documentadas y sean transparentes ante posibles inspecciones fiscales.
5. Declara las facturas en tus impuestos
Los cambios realizados mediante una factura rectificativa deben reflejarse en tus declaraciones de IVA o cualquier otro impuesto afectado. Dependiendo del tipo de ajuste, esto podría implicar modificar la base imponible o el importe del impuesto correspondiente.
Además, la factura rectificativa también te permite recuperar el IVA de las facturas impagadas.
Según la normativa vigente de este impuesto, puedes emitir una factura rectificativa para anular la base imponible y reclamar el IVA de facturas impagadas si han transcurrido más de seis meses desde la emisión de la factura sin que esta haya sido pagada.
Para realizar esta gestión correctamente, deberás:
- Emitir la factura rectificativa.
- Comunicar la rectificación a la Agencia Tributaria y cumplir con los plazos establecidos.
- Conservar toda la documentación relacionada con el impago (requerimientos, comunicaciones, etc.).
¿Se puede modificar una factura emitida?
Una vez emitida, tampoco se puede modificar una factura directamente, ya que los documentos fiscales y contables deben garantizar la trazabilidad y autenticidad de la información registrada.
Como hemos comentado, la ley permite corregir errores o realizar ajustes mediante una factura rectificativa, que es el procedimiento legal establecido para este tipo de situaciones.
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¿Cómo afecta en tus impuestos anular una factura emitida?
La emisión de una factura rectificativa no solo sirve para corregir errores en una factura original, sino que también tiene implicaciones fiscales importantes que debes considerar.
Según el artículo 15 del Reglamento de facturación, es obligatorio emitir una factura rectificativa en los siguientes casos:
- Errores en los requisitos de la factura original: si la factura no cumple con las exigencias establecidas en los artículos 6 o 7 del Reglamento, como errores en los datos del emisor, receptor, fecha o descripción del servicio, debe emitirse una factura rectificativa.
- Cuotas impositivas incorrectas: cuando los impuestos repercutidos, como el IVA, se han calculado mal.
- Circunstancias que modifican la base imponible: de acuerdo con el artículo 80 de la Ley del IVA, se debe rectificar la base imponible en casos como devoluciones de productos, descuentos aplicados posteriormente o facturas impagadas que cumplen los requisitos legales.
Como autónomo, puede que la factura rectificativa no tenga ningún impacto en el IVA, especialmente si se trata de corregir un error de tipo formal (nombre del cliente, NIF, dirección, fecha de emisión, etc…).
Sin embargo, incluso en estos casos, la factura rectificativa debe quedar reflejada en tus libros contables para garantizar la transparencia y cumplir con la normativa vigente.
Cuando emites una factura rectificativa, esta debe reflejarse en tu próxima declaración trimestral de IVA (modelo 303).
Según el tipo de corrección:
- Disminución de la base imponible: si reduces el importe total de la factura original, se ajustará el IVA repercutido a tu cliente. Esto implica declarar un importe menor de IVA en la liquidación correspondiente.
- Aumento de la base imponible: si la corrección aumenta el importe, deberás declarar el IVA adicional en tu liquidación.
En el caso de facturas impagadas, ya hemos visto que, la emisión de una factura rectificativa te permite recuperar el IVA repercutido en la factura original.
Esto es posible siempre que cumplas con los requisitos establecidos, como haber agotado los plazos legales para el cobro o demostrar que la deuda es incobrable.
¿Qué pasa si la factura pertenece al año anterior?
En caso de que necesites anular una factura del año anterior, también es posible hacerlo mediante una factura rectificativa. Sin embargo, este tipo de correcciones debe tener especial cuidado con los plazos de declaración de impuestos, ya que seguramente se verán afectadas las declaraciones ya presentadas.
¿Puedo anular una factura si el cliente ya la ha pagado?
Teniendo en cuenta que no se puede borrar o hacer desaparecer nunca una factura ya emitida, en estos casos, como hemos visto, no se puede eliminar la factura original, pero se puede corregir, mediante una factura rectificativa que refleje los ajustes necesarios, aunque el cliente ya la haya pagado.
Casos en los que se anula una factura pagada:
- Devoluciones o cancelaciones: si el cliente ha pagado por un servicio o producto que posteriormente no se entregó o fue devuelto, es necesario emitir una factura rectificativa para reflejar la operación real.
- Errores en la factura original: por ejemplo, si hay un fallo en los datos del cliente, descripción de los productos o servicios o el cálculo del importe.
- Cambios en el acuerdo inicial: si se aplica un descuento posterior al pago o se modifican las condiciones de la transacción.
Impacto en la devolución del dinero al cliente
Si ya has recibido el pago del cliente, la emisión de una factura rectificativa implica que debes gestionar también el reembolso del importe correspondiente, dependiendo del tipo de corrección:
- Devolución total: si la operación queda anulada por completo, tendrás que devolver el importe íntegro al cliente.
- Devolución parcial: si el ajuste implica una reducción del importe original, deberás reembolsar únicamente la diferencia.
En ambos casos, es importante documentar el reembolso realizado y conservar los registros de la transacción para garantizar la transparencia.
¿Qué pasa con el IVA de una factura ya pagada?
Si el cliente ha pagado y la factura está sujeta a IVA, este impuesto también debe ajustarse en la factura rectificativa. Según el cambio realizado:
- Anulación total de la operación: se elimina la base imponible y, por tanto, el IVA repercutido. En este caso, deberás reflejar la corrección en tu próxima declaración de IVA y, si ya ingresaste ese impuesto, podrás recuperarlo.
- Anulación parcial: el IVA se ajustará proporcionalmente al nuevo importe facturado.
Cómo proceder para anular una factura pagada
Estos son los pasos para poder cancelar una factura ya pagada por el cliente:
- Emite una factura rectificativa: que debe incluir la referencia a la factura original, el motivo de la corrección y los datos ajustados.
- Informa al cliente: notifica al cliente sobre la rectificación, especificando cómo afecta al importe pagado y cómo se gestionará el reembolso (si corresponde).
- Registra las facturas: tanto la original como la rectificativa deben quedar reflejadas en tus libros contables.
- Realiza los ajustes en tus declaraciones de impuestos: asegúrate de reflejar el cambio en tu declaración trimestral de IVA o cualquier otro impuesto afectado (como IRPF o impuesto de sociedades)
En caso de que tu cliente también sea autónomo o una pyme y ya haya contabilizado la factura original en sus registros fiscales, deberá ajustar su contabilidad para incluir la factura rectificativa.
Por eso, la comunicación entre ambas partes es clave para evitar errores o discrepancias.
Cómo Billin puede ayudarte en estas gestiones
La anulación o rectificación de facturas puede parecer algo engorroso, pero con Billin, todo se simplifica. Nuestro software de facturación está diseñado para ayudarte a cumplir con la normativa de manera eficiente y sin errores.
Con Billin, puedes emitir facturas rectificativas fácilmente, asegurándote de incluir toda la información requerida, como la referencia a la factura original, el motivo de la rectificación y los datos corregidos.
Su sistema automatizado organiza la numeración de tus facturas, evitando confusiones y asegurando un registro impecable.
Además, Billin centraliza todas tus facturas, permitiéndote acceder a ellas en cualquier momento y generando informes contables completos que puedes compartir directamente con tu asesor fiscal.
La plataforma también facilita la elaboración de impuestos, ayudándote a reflejar los ajustes en tus cuotas de IVA o base imponible de forma sencilla y segura.
Otra ventaja es la comunicación con tus clientes: Billin te permite enviar facturas rectificativas directamente desde la plataforma, asegurando que los ajustes sean claros y profesionales.
También resulta especialmente útil para gestionar facturas impagadas, ayudándote a identificar las operaciones afectadas y recuperar el IVA de manera conforme a la normativa vigente.
Además, Billin cuenta con un equipo de soporte que está siempre disponible para resolver tus dudas y ofrecerte orientación personalizada.
Con esta herramienta, puedes dedicar menos tiempo a la burocracia y más a hacer crecer tu negocio, sabiendo que tus facturas están gestionadas de manera correcta y transparente. ¡Registrate gratis!
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8 comentarios
Decidí emitir una nota de crédito, puesto que no había finalizado el trimestre. Ahora cara al modelo 347 su gestor me presenta los numeros en positivo sin tener en cuenta la nota de crédito. He llamado al teléfono de hacienda y la chica que me ha atendido me ha dicho que tendría que haber pago IVA. No sabía muy bien que era una nota de crédíto y me indicaba que para una factura rectificativa hubiese debido esperar 6 meses y hacerlo por abogado y notario. He colgado.
Por favor, si la nota de crédito es correcta; estará sujeta alguna ley. Agradecería me ayudasen y me indicasen que hacer.
Ser autónomo es duro, pero hay cosas que me superan
Hola Emilio, en respuesta a tu pregunta comentarte qué si percibes un anticipo de un cliente de alguna factura, debes ingresar el IVA de ese adelanto, ya que, es como si hubieses facturado una parte del trabajo pendiente de finalizar.
Espero haber aclarado tu duda.
Buenas tardes, una consulta. realice un servicio a una empresa. la cual me anticipo una cantidad para la ejecución del trabajo. termine el trabajo y al momento de pagarme el resto del pago, me han realizado el monto total de la factura sin descontarme el anticipo.
me llamaron y me indicaron que debía hacerles una nota de crédito.
yo emito facturas físicas. las acabo de dar dejaba para emitir una nota de crédito electrónica y el sistema no me lo permite que debo hacer.
Hola Emanuel, te dejo un enlace donde encontrarás como hacer una nota de crédito https://www.billin.net/glosario/definicion-nota-de-credito/.
Espero haber aclarado tus dudas
4. ¿ Porque las empresas usan notas de crédito en lugar de efectivo?
Hola Yene, una nota de crédito es un documento administrativo que sirve de comprobante entre una empresa y un cliente, y, ofrecerá una serie de ventajas a ambos. Mientras que el efectivo no tiene esas ventajas. Te dejo un artículo donde encontrarás una mayor información sobre las notas de crédito, https://www.billin.net/glosario/definicion-nota-de-credito/. Espero haber aclarado tus dudas.
Hola. Emití un factura en noviembre del año 2.020 expresada en dólares y tenía que ser expresada en bolívares. Que debo hacer por favor??? Porque ya han pasado 6 meses y fue el año pasado
Hola, si emitiste una factura errónea, debes rectificarla y presentar el Modelo de IVA complementario correspondiente. En este enlace encontrarás una amplia información sobre como presentar el modelo 303 complementario o sustitutivo, https://www.billin.net/blog/declaracion-sustitutiva/. Espero haber aclarado tus dudas.