Qué es una factura proforma: modelo y cómo hacerla

Todo el mundo ha emitido alguna vez una factura o ha tenido que realizar un presupuesto para algún cliente. Sin embargo, pocos conocen la existencia de la factura proforma, un documento que oscila entre ambos conceptos y que muchas empresas y autónomos han incorporado a sus herramientas.

Hoy te lo contamos todos sobre la factura proforma.

¿Qué es una factura proforma? Concepto y definición

Siempre se ha pensado que una factura es una factura, pero en realidad existen varios tipos y, entre ellos, está la factura proforma.

Una factura proforma es una especie de borrado o pre-factura, un documento a título informativo donde el vendedor concreta los productos o servicios, los precios y las condiciones de la oferta.

Su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar y le sea más fácil tomar la decisión. A simple vista podría parecer que es lo mismo que un presupuesto, pero más adelante veremos por qué no es así.

Para qué se usa una factura proforma

Las facturas proformas se utilizan principalmente en las operaciones de comercio exterior para enviar ofertas comerciales. Para evitar reiterar las negociaciones, la factura proforma ayuda a reunir en un solo acto los términos y condiciones.

Dicho de otra forma, si dos empresas llegan a un acuerdo a través de una factura proforma, en las futuras transacciones solo habría que ajustar la cantidad u otros detalles menores si fuera necesario porque lo fundamental ya estaría acordado.

 Otra característica muy importante de la factura proforma es que también sirve al importador como documento acreditativo para obtener los requisitos administrativos previos al despacho de aduanas de importación, como la licencia de importación, la autorización para obtener las divisas para el pago, la apertura de un crédito documentario, etc.

Sin embargo, aunque tradicionalmente se ha utilizado para operaciones exteriores, hoy en día cada vez se usa más en las operaciones nacionales, siendo muy útil para:

• Acompañar el envío de muestras que no tengan valor comercial.
• Ayudar al comprador cuándo solicite la apertura de un crédito en el banco, como medio de pago elegido.
• Ayudar a que el comprador pueda solicitar una subvención.

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¿Cómo hacer una factura proforma?

Una vez que hemos decidido utilizar la factura proforma como herramienta de negocio, lo siguiente es saber cómo hacerla. En principio es muy parecida a una factura ordinaria, por lo que tiene muchos elementos comunes a ella:

• Fecha de emisión de la factura proforma.
• Datos de identificación del exportador y del comprador o destinatario:

○Nombre o razón social.

○Domicilio social.

○ Su identificación fiscal.

○ Número de Identificación Fiscal Comunitario para transacciones dentro de la Unión Europea.

• Descripción lo más precisa posible de la mercancía. siendo imprescindible detallar cantidad o unidades del producto, peso bruto, peso neto y volumen.
• Precio unitario de los bienes o productos.
• Precio total.
• Divisa cotizada y en la que se realizará el pago.
• Gastos de transporte y seguro, cuando corren por cuenta del exportador. El motivo es facilitar el cálculo del valor estadístico y comercial de la operación.
• Retenciones e Impuestos que deban aplicarse.
• Información adicional necesaria o relevante para la operación, como por ejemplo un plazo de validez de las condiciones acordadas.

Asimismo, es imprescindible que en la factura proforma se indique de forma clara y visible en el encabezamiento:

• Que el documento es una Proforma de Factura, para que no se confunda con la factura comercial, que será emitida cuando se realice la operación.
• Que tiene una numeración propia y diferente a la factura ordinaria, de la cual incluso se podría, prescindir, pero nunca sustituir. Veremos cómo más adelante.

Ejemplo de factura proforma

En la siguiente imagen te mostramos como es el aspecto físico de una factura proforma.

En el caso del ejemplo, se ve claramente en el campo “Referencia” que se trata de una factura proforma, pero también podrían constar junto a su numeración para mayor claridad. Además, como se trata de un ejemplo de una empresa solo tiene IVA, pero en caso de ser realizada por un autónomo también se incluiría el porcentaje de retención de IRPF que corresponda aplicar.

Cumplimentar una factura proforma es muy sencillo, una vez tienes toda la información que te hemos indicado y dispones de un modelo de factura proforma. Para que te sea más fácil crear tu propia factura proforma, no dudes en descargar nuestra Plantilla Factura Proforma gratuita.

Aunque si quieres aún más comodidad, con Billin ahora puedes hacer facturas gratis.

Como puedes ver, a simple vista parece una factura corriente, por lo que podrían confundirse. Por eso es necesario que conozcas las diferencias que existen entre ellas y cómo y cuándo utilizarlas según convenga. Lo veremos en los siguientes apartados.

Validez de una factura proforma

Una factura proforma no tiene validez ni administrativo, ni legal ni fiscal por los siguientes motivos:

• A nivel contractual, las facturas proforma no tienen validez como justificante de pago y no compromete al emisor. Esto es debido a que no tienen carácter definitivo, por lo que se entiende que no ha nacido ninguna obligación y, por lo tanto, el proveedor no puede exigir el cumplimiento del acuerdo.
• A nivel contable, tampoco despliega efectos, ya que solo es informativa, por lo tanto la validez de la factura proforma es nula.
• A nivel fiscal y frente a Hacienda, aún tiene menos efectos. En caso de requerimiento o inspección, Hacienda nunca aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido porque no justifica ninguna relación comercial u operativa con el cliente.

Sin embargo, en el caso de que la operación se produzca sí que existe la obligación de respetar las condiciones que incluye durante el tiempo que la factura indique. También sirve para acreditar el compromiso de una operación frente a terceros en caso de necesitar realizar ciertos trámites necesarios para hacerla real y efectiva, como una compra de divisas para el pago cuando piden un motivo.

Diferencia entre factura y factura proforma

La principal diferencia entre es la validez legal que acabamos de comentar: una factura proforma no tiene validez, mientras que la factura ordinaria es un documento definitivo y despliega plenos efectos legales, contables y fiscales. Por eso, la factura ordinaria no se puede modificar salvo con la emisión de una factura rectificativa.

Existen otras diferencias entre ella como,  por ejemplo, el momento de la emisión:

• La factura proforma se emite antes de la realización la operación compra.
• La factura ordinaria se emite una vez realizada la compra, lo que implica que ya ha nacido la obligado de pago por parte del cliente.

La factura proforma tampoco necesita estar firmada o sellada, salvo que el cliente así lo indique explícitamente.

Por último, y la diferencia más visible físicamente, es que cuando se indica el tipo de documento del que se trata en la factura ordinaria se indica solo “FACTURA”, mientras que en la factura proforma además debe añadirse la etiqueta “PROFORMA”.

Como hemos visto, todas estas diferencias hacen que no se pueda realizar la sustitución de una factura ordinaria por una factura proforma.

Sin embargo, sí que existe la posibilidad de que si el cliente acepta el contenido de la factura proforma esta se pueda convertir en una factura ordinaria. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos:

• Quitar la etiqueta “PROFORMA” del nombre del documento.
• Añadir la numeración correspondiente a la factura ordinaria.
• Actualizar la nueva fecha de emisión de la factura ordinaria.
• Añadir el método de pago.

Aunque si lo prefieres hacer de manera automática, en Billin te ayudamos a automatizar esto para que puedas convertir una factura proforma en una factura ordinaria en un solo clic con nuestra factura proforma online.

 ¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y factura proforma?

Puesto que la factura proforma no tiene ninguna validez legal por no tener el rango de documento definitivo, sí que compromete a las partes en una especie de pacto por el cual el vendedor o prestador del servicio a cumplir y respetar las condiciones y precio. De esta forma, el comprador puede justificar el dinero frente a terceros.

En cambio, el presupuesto tiene un carácter más bien orientativo y sus condiciones son susceptibles de variar a lo largo de las negociaciones.

En Billin también te ayudamos a crear presupuestos online desde nuestra plataforma o si lo prefieres te puedes descargar una plantilla de presupuesto.

¿En qué se diferencia una factura proforma y un albarán?

Otro documento que se suele utilizar en una operación de es el albarán de entrega, pero tampoco es como la factura proforma ya que existen diferencias importantes entre ellos:

• Finalidad: el albarán acredita la entrega de la compra, la proforma solo indica los detalles de la operación.
• Tipo de documento: la proforma es provisional y se puede cambiar, el albarán es definitivo e inalterable.
• Valor comercial: la proforma no tiene validez mientras que el albarán si la tiene como justificante de realización y entrega de la operación.
• Momento de la emisión: la proforma se emite antes de la operación y el alabarán después.

Por todo ello, se hace imposible poder confundir o sustituir uno de estos documentos por el otro.

Preguntas frecuentes sobre la factura proforma

Hasta el momento te hemos contado en detalle qué es una factura proforma y la diferencia con otro tipo de documentos, pero por si te ha quedado alguna cuestión por resolver, a continuación vamos a contestar a las preguntas más frecuentes sobre ello.

¿Llevan IVA las facturas proformas?

Sí, una factura proforma tiene que tener incluido el IVA siempre y cuando la operación esté sujeto a ello. Y lo mismo ocurre con las retenciones de IRPF u otros impuestos que pudieran darse.

¿Cómo se contabiliza una factura proforma?

No, como hemos dicho, la factura proforma no tiene validez contable, por lo que no se puede incluir en tu contabilidad. No obstante, sí que tiene que tiene que tener una numeración propia, tanto para tu control de emisión como para información útil para el cliente,

¿Quién puede emitir una factura proforma?

La factura proforma la emiten los vendedores o exportadores de bienes y servicios que deseen utilizarla como herramienta en su negocio. En cuanto a la naturaleza de quien la emite puede ser empresa o autónomo, es decir, todo aquel que quiera o vaya a realizar una actividad comercial y esté acreditado para ello.

Ahora que ya sabes qué es una factura proforma y para qué sirve podrás empezar a utilizarla sin limitaciones.

Solo tendrás que tener en cuenta sus limitaciones y cómo expedirlas de manera correcta. Y si tienes dudas utiliza los comentarios y te ayudaremos.