Proceso de validación de facturas electrónicas

Muy pronto, todos los autónomos y empresas tendrán que emitir facturas electrónicas que cumplan con la normativa vigente al trabajar con otras empresas. De hecho, algunos ya están obligados a facturar de forma electrónica cuando colaboran con la Administración Pública.

La normativa de facturación detalla claramente qué información y requisitos debe tener una factura para ser válida. Además, tanto en operaciones entre empresas, conocidas como B2B, como con la Administración, existen plataformas específicas para validar estas facturas.

Si no tienes claro qué debe incluir una factura electrónica o cuáles son las plataformas para validarlas, sigue leyendo que te lo explicamos paso a paso en esta guía sobre validación de factura electrónica.

¿Qué significa validar una factura electrónica?

Validar una factura electrónica implica verificar que cumple con todos los requisitos legales y técnicos para ser considerada válida y reconocida por las partes involucradas, ya sea en operaciones entre empresas (B2B) o con la Administración Pública.

Este proceso garantiza que la factura ha sido emitida correctamente, que su contenido no ha sido alterado y que se ajusta a las normativas vigentes.

Con la próxima implantación total de la factura electrónica como el único formato aceptado tanto en transacciones entre empresas como con el sector público, la validación se vuelve aún más esencial. Hasta ahora, la normativa solo obliga a utilizar facturas electrónicas en las operaciones con la Administración Pública. 

Sin embargo, con la Ley de creación de empresas y crecimiento (conocida como Ley Crea y Crece) y su reglamento que, seguramente, verá la luz este año, todos los autónomos y empresas también estarán obligados a usar facturas electrónicas en sus transacciones B2B. 

Este proceso de validación de una factura electrónica asegura varios aspectos clave:

• Autenticidad del origen: se verifica que la factura proviene del emisor legítimo mediante la firma electrónica, la cual está basada en un certificado digital que garantiza la identidad del emisor.
• Integridad del contenido: la factura no debe haber sido modificada desde su emisión. Esto se asegura mediante la firma digital o sellos de tiempo que garantizan que los datos no han sido alterados.
• Legibilidad y formato: la factura debe estar en un formato estructurado, como XML o Facturae, que permita la lectura automatizada y el procesamiento por los sistemas de facturación o plataformas de validación.

Validación de facturas electrónicas dirigidas a administraciones públicas

Cuando se trabaja con Administraciones Públicas, la validación de una factura electrónica es obligatoria desde la aprobación de  la Orden HAP/1650/2015, que regula los procedimientos y normas a seguir para garantizar la autenticidad y legalidad de las facturas electrónicas.

El propósito de este proceso es asegurar que las facturas cumplen con los requisitos técnicos y de contenido que establece la normativa. Para emitir facturas electrónicas, el autónomo o la empresa necesita contar con un software de facturación que permita emitir este tipo de facturas cumpliendo con los requisitos legales.

El Gobierno también ha creado la plataforma pública FACe, que permite a los emisores subir sus facturas electrónicas y verificar automáticamente si cumplen con los parámetros exigidos para ser aceptadas por las Administraciones Públicas.

Esta plataforma realiza una validación estructural, comprobando que la factura sigue el formato correcto y que los datos incluidos son los adecuados.

Sin embargo, antes de subir la factura, es esencial verificar que el documento cumple con todas las exigencias, tanto en cuanto a su contenido (como datos del emisor, receptor, conceptos e importes) como en los aspectos técnicos (formato Facturae, firma digital, etc.). Validar estos elementos de antemano reduce el riesgo de que la factura sea rechazada por errores en la plataforma oficial.

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Información esencial para la validación de facturas electrónicas ante la administración

A nivel de contenido, la factura debe incluir ciertos elementos que aseguren su conformidad con la normativa fiscal y legal:

• • Datos del emisor y del receptor: es imprescindible incluir el nombre o razón social, el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el domicilio fiscal tanto del emisor como del receptor. 
  • Número y fecha de la factura: la factura debe tener un número único y consecutivo que la identifique junto con la fecha de emisión. 
  • Descripción de los bienes o servicios: es fundamental detallar los productos entregados o servicios prestados, especificando la cantidad, la descripción y el precio unitario de cada ítem. 
  • Base imponible de la factura: se debe incluir el importe total de la factura, sin impuestos.
  • Impuestos aplicables: es obligatorio desglosar los impuestos que se están aplicando en la factura, como el IVA.

• Importe total de la factura tras aplicar los impuestos.

• Medios de pago: se debe incluir la forma de pago utilizada para la transacción (transferencia bancaria, tarjeta de crédito, etc.). 

Condiciones técnicas que deben cumplir las facturas electrónicas para administraciones

Para que una factura electrónica sea válida ante la Administración Pública debe cumplir con ciertos requisitos de contenido y también con una serie de condiciones técnicas:

• Estructura XML: la factura electrónica debe estar en formato XML, siguiendo el esquema Facturae, que es el estándar reconocido en España para facturación electrónica con administraciones. 
• Firma electrónica avanzada: es obligatorio que la factura esté firmada digitalmente utilizando una firma electrónica avanzada, la cual debe estar basada en un certificado digital reconocido.
• Validación del esquema XSD: para asegurar que la factura sigue el formato correcto, se debe verificar que el documento cumple con el esquema XSD correspondiente a la versión del formato Facturae utilizada. 
• Verificación de la política de firma: la firma electrónica que acompaña a la factura debe cumplir con la política de firma vigente asociada al formato Facturae.

Herramientas y plataformas para validar facturas electrónicas en administraciones públicas

Una vez que hemos generado una factura electrónica para una Administración Pública y nos hemos asegurado de que cumple con todos los requisitos técnicos y de contenido, el siguiente paso es su validación oficial. Para ello, FACe, la plataforma pública oficial, está diseñada para cargar y validar facturas electrónicas dirigidas a organismos públicos.

FACe permite el envío de las facturas y realiza una verificación automática de que los documentos cumplen con los requisitos establecidos por la normativa. De esta forma, el sistema asegura que la factura ha sido emitida en el formato adecuado, que los datos proporcionados son correctos y que el archivo sigue los estándares técnicos exigidos por las Administraciones Públicas.

Utilizando esta plataforma y otras herramientas de gestión y emisión de facturas electrónicas, es posible garantizar la validez legal de las facturas en las operaciones con el sector público. 

Validación de facturas electrónicas en transacciones B2B

La validación de una factura electrónica en las transacciones B2B (Business to Business) está a punto de experimentar un cambio significativo gracias a la Ley Crea y Crece. Esta ley, que busca modernizar y digitalizar la facturación en España, establece por primera vez la obligación para todos los autónomos y empresas de utilizar facturas electrónicas en sus operaciones con otras empresas.

A pesar de que el reglamento que regulará esta nueva obligación aún no ha sido aprobado oficialmente, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, junto con el Ministerio de Hacienda, ya ha compartido algunas orientaciones sobre los requisitos que deberán cumplir tanto las facturas electrónicas como los programas de facturación utilizados por autónomos y pequeñas y medianas empresas (pymes).

Algunos de los requisitos que se anticipan para la validación de facturas electrónicas en este contexto incluyen:

• Estructura y formato: las facturas deben ajustarse al formato Facturae 3.2, que se presenta como un archivo XML. Este formato es ampliamente reconocido y utilizado en el comercio entre empresas, facilitando el intercambio de información de manera eficiente.
• Firmas digitales: las facturas electrónicas deberán estar firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad y proteger la integridad del contenido.
• Cumplimiento normativo: además de cumplir con los requisitos técnicos, las facturas deberán ajustarse a la normativa fiscal vigente, lo que implica la correcta inclusión de todos los datos necesarios, como el NIF, detalles de la transacción y desgloses de impuestos aplicables.

Aprende cómo → Firmar facturas digitales 

Detalles y elementos clave para la validación de facturas electrónicas entre empresas

La validación de facturas electrónicas en transacciones B2B va a exigir todos los datos y elementos obligatorios que se requieren para cualquier factura: 

• Cada factura debe contar con un número de serie único, así como la fecha de expedición. 
• Datos del emisor y receptor: como el NIF, el nombre y apellidos (o razón social, en el caso de empresas) y el domicilio fiscal de ambas partes. 
• Descripción de las operaciones: especificando los bienes o servicios prestados.
• Base imponible y tipo impositivo lo que permitirá calcular los impuestos correspondientes.
• Importe total: el monto final de la transacción, incluyendo impuestos y posibles descuentos.

Además de estos requisitos básicos, se anticipa que el reglamento introduzca nuevos datos y elementos específicos para las facturas electrónicas en el ámbito B2B:

• Estado de cobro/pago: cada factura deberá incluir un campo que indique su estado, como “pendiente de aceptación”, “aceptada”, “pendiente de pago” o “pendiente de cobro”. Esto permitirá a los autónomos y empresas tener un seguimiento claro del estado de cada factura que emiten o reciben.
• Códigos QR y códigos alfanuméricos: estos códigos facilitarán la verificación y el intercambio de información entre las partes.
• Frase de verificación: la inclusión de la frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU” será obligatoria para aquellos autónomos o empresas que opten por la nueva funcionalidad que habilitará la Agencia Tributaria. Esta opción permitirá que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.

Requisitos obligatorios para facturas electrónicas en operaciones B2B

Aunque el reglamento aún está pendiente de aprobación, algunos requisitos fundamentales ya se han delineado y se implementarán a partir de 2024 o 2025:

• Creación a través de un software certificado: para que una factura electrónica sea considerada válida, deberá ser emitida mediante un programa de facturación que cumpla con los requisitos estipulados en el futuro reglamento. Esto incluye utilizar un software certificado por la Agencia Española de Administración Tributaria (AEAT). 

Alternativamente, aquellas empresas con poco volumen de facturación podrán recurrir a una aplicación informática que desarrollará la Administración tributaria específicamente para este propósito.

• Integridad, autenticidad y trazabilidad de los datos: estos aspectos serán verificados a través de diferentes mecanismos que el reglamento definirá al ser aprobado (como las huellas digitales del contenido, el uso de códigos QR, la estandarización de formatos de datos y la implementación de firmas digitales).
• Acceso digital a la factura electrónica: las facturas electrónicas deberán ser accesibles para sus destinatarios, de manera que puedan ser leídas, copiadas, descargadas e impresas sin complicaciones, durante un mínimo de cuatro años.
• Cumplimiento de otros elementos obligatorios: además de los requisitos específicos para las facturas electrónicas, estas también deberán incluir todos los datos obligatorios que actualmente se exigen en cualquier factura convencional. 

Plataforma oficial para la validación de facturas electrónicas entre empresas

Para facilitar el proceso de validación de las facturas electrónicas en operaciones B2B, se está desarrollando una nueva plataforma pública de validación, inspirada en el modelo de FACe, que ya se utiliza para las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas.

Esta herramienta permitirá a los autónomos y empresas emitir facturas electrónicas sin coste alguno.

Una de las principales funciones de esta plataforma será proporcionar un marco de control para Hacienda, que podrá supervisar los plazos de pago entre empresas y sus proveedores y contribuirá a prevenir fraudes relacionados con la emisión de facturas.

Al tener un registro centralizado de todas las facturas electrónicas, la Administración podrá realizar un seguimiento más efectivo de las transacciones y detectar irregularidades con mayor facilidad.

La validación de facturas electrónicas garantiza la legalidad y la transparencia en las transacciones comerciales, tanto en operaciones con la Administración Pública como en el ámbito B2B. Con la inminente obligatoriedad de utilizar este formato, es fundamental que autónomos y empresas comprendan los requisitos técnicos y normativos que deben cumplir. 

La creación de plataformas públicas de validación, como FACe para la Administración y su equivalente para operaciones B2B, facilitará el cumplimiento de estas obligaciones y contribuirá a un entorno comercial más seguro y eficiente. Prepararte hoy te permitirá aprovechar al máximo las ventajas de la facturación electrónica en el futuro.

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