Sistema Verifactu, qué es y cómo funciona

La Ley 11/2021, conocida como Ley Antifraude ha introducido importantes novedades para empresas y autónomos. Una de las más relevantes es el sistema de facturación verificable, conocido como VeriFactu.

Este sistema obliga a las empresas a partir del 1 de enero de 2026 y a los autónomos a partir del 1 de julio de 2026 a utilizar un software homologado para garantizar la autenticidad de las facturas que emiten.

Muy pronto, todas las empresas deberán dejar de emitir sus facturas manualmente y contar con un programa de facturación VeriFactu. 

En este artículo, vamos a analizar en detalle qué es Verifactu, los requisitos que deben cumplir los programas de facturación según la Ley Antifraude y cómo Billin estará adaptado a esta nueva normativa para cumplir con las exigencias marcadas.

Qué es Verifactu

Verifactu es un sistema de validación de facturas electrónicas implementado por la Agencia Tributaria, en cumplimiento de la nueva normativa de la Ley Antifraude para pymes y autónomos, para combatir el fraude fiscal e impulsar la digitalización y la automatización de procesos. 

Su implementación permitirá que las facturas emitidas se registren de forma automática y segura, garantizando su autenticidad y trazabilidad.

Los negocios que utilicen un programa de facturación para autónomos podrán enviar de forma voluntaria a la agencia estatal de administración tributaria (AEAT) todos las facturas generadas en tiempo real. También podrán almacenar las facturas y enviarlas a requerimiento de Hacienda, aunque nosotros desde Billin recomendamos la primera de las opciones.

Además, estos programas de facturación deberán estar preparados para remitir la información cuando la AEAT lo requiera, garantizando así mayor control y transparencia en la gestión de facturación.

Características del sistema Verifactu

El sistema Verifactu, regulado por el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, introduce una serie de características clave para garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas electrónicas. 

Estos son algunos de sus principales aspectos:

1. No altera las obligaciones de facturación

El sistema Verifactu no modifica las normativas fiscales vigentes en materia de facturación. Las obligaciones sustantivas continúan regidas por la ley del IVA (Ley 37/1992) y el reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012).

Sin embargo, introduce una pequeña modificación para las facturas dentro de su ámbito de aplicación:

• Todas las facturas (tanto completas como simplificadas) deberán incluir un código QR.
• Se añadirá una leyenda específica indicando si se puede verificar la factura electrónica mediante Verifactu.

2. Objetivos del sistema

El principal objetivo del sistema Verifactu es garantizar que los sistemas informáticos de facturación (SIF) cumplan con los criterios de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Esto evita manipulaciones o alteraciones indebidas, mejorando la transparencia fiscal.

3. Registro de facturación

Verifactu exige la creación de dos tipos de registros:

• Registro de facturación de alta: se genera cuando se emite una nueva factura.
• Registro de facturación de anulación: se utiliza para cancelar una factura previamente emitida.

Estos registros incluyen datos esenciales como la información obligatoria de la factura, medidas de seguridad y un código de identificación único. 

Aunque no son facturas electrónicas en sí mismas, garantizan que la información sea estandarizada y verificable.

Todos los registros deben cumplir con un formato único y contar con un código Hash, un identificador de seguridad basado en el registro previo, que impide su alteración sin dejar rastro.

4. Modalidades de cumplimiento

El sistema Verifactu establece dos formas de cumplimiento:

• Modalidad Verifactu: los registros de facturación se envían en tiempo real a la AEAT.
• Modalidad no Verifactu: los registros se almacenan en el propio sistema de facturación del emisor, pero deben poder enviarse a la AEAT cuando sean solicitados.

Para pequeños empresarios que no dispongan de un software de facturación propio, la AEAT ofrecerá una herramienta online gratuita conocida como Solución Pública de Facturación para generar facturas compatibles con el sistema Verifactu.

5. Medidas de seguridad adicionales

Además del código Hash, los sistemas no Verifactu deberán implementar:

• Firma electrónica en los registros de facturación.
• Registro de eventos, que documente cualquier modificación realizada en el sistema.

6. Capacidad de exportación de datos

Todos los sistemas de facturación deberán poder exportar y transmitir los registros en un formato estándar, permitiendo su envío a la AEAT de manera automatizada en caso de requerimiento.

¿A quién afecta Verifactu?

El sistema Verifactu se aplicará en todo el territorio español, excepto en los territorios forales.

Esta normativa será obligatoria para empresarios y profesionales que utilicen un programa de facturación electrónica para emitir sus facturas, quedando excluidas las empresas que ya operan bajo el Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

Los programas de facturación deberán:

• Registrar cada factura emitida de forma individual.
• Mantener un historial de los principales eventos y modificaciones dentro del sistema.
• Garantizar la inalterabilidad y conservación de la información almacenada.

Estas medidas buscan mejorar el control y la transparencia en la gestión de facturación, reduciendo el riesgo de fraude fiscal.

Ventajas del sistema Verifactu

La implantación de Verifactu por parte de la agencia tributaria tiene como objetivo mejorar el control fiscal, prevenir el fraude y facilitar la gestión tributaria tanto para empresas como para autónomos. 

Este sistema aporta numerosos beneficios tanto a los emisores como a los receptores de facturas.

• Mayor control y transparencia fiscal: Verifactu permite que la Agencia Tributaria reciba en tiempo real los registros de facturación, lo que reduce la posibilidad de manipulación o fraude. Además, ayuda a las empresas a mantener un historial claro y seguro de todas sus operaciones.

• Integración automática en los libros de registro: los sistemas Verifactu facilitan la incorporación de las facturas a los libros de registro de ventas e ingresos, agilizando la contabilidad y evitando errores en la declaración de impuestos.
• Eliminación de la firma electrónica en facturas: a diferencia de otros sistemas, Verifactu no requiere la firma electrónica para la emisión o anulación de facturas, simplificando así la operativa diaria de empresas y autónomos.
• Facilita la validación de facturas: los destinatarios de las facturas podrán verificar su autenticidad directamente en línea, descargar la información y automatizar su integración en sus propios registros contables. Esto supone una reducción del trabajo administrativo y minimiza errores en la contabilidad.
• Optimización de procesos contables y fiscales: gracias a la automatización del envío y registro de facturas, Verifactu ayuda a mejorar la eficiencia de la gestión tributaria. Las empresas podrán dedicar menos tiempo a la administración fiscal y centrarse en su actividad principal.
• Mayor seguridad y trazabilidad: el uso de códigos QR y medidas de seguridad como el código Hash garantizan que las facturas no puedan ser modificadas sin dejar rastro, aumentando la fiabilidad de los documentos fiscales.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

El 28 de octubre de 2024 se publicó la Orden HAC/1177/2024,  que marca el inicio de la cuenta atrás para la entrada en vigor de Verifactu. Según las últimas informaciones, la fecha de aplicación es el próximo 1 de enero de 2026 para empresas y 1 de julio de 2026 para autónomos.

Esta Orden detalla los requisitos técnicos, funcionales y de contenido que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, en línea con el Reglamento aprobado en diciembre de 2023 (Rd 1007/2023).

Con la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria, las empresas deberán adaptarse a este nuevo requerimiento legal, asegurándose de contar con sistemas de facturación compatibles.

Desde la publicación de la citada Orden, los proveedores de software disponen hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas a la normativa, ya que a partir de esa fecha las empresas podrán enviar facturas a Hacienda, si así lo desean, aunque la obligatoriedad empiece a partir del 1 de enero de 2026. 

En este contexto, Verifactu se posiciona como una solución clave para garantizar que las facturas sean emitidas, registradas y validadas de manera segura y conforme a la legislación vigente.

Preguntas más frecuentes sobre el sistema Verifactu

¿Cómo se opta por este sistema?

Con el simple hecho de remitir sistemáticamente las facturas a la agencia tributaria y recibir su aceptación, ya estaríamos optando por este sistema, además se mantendrá salvo que se renuncie de forma expresa.

 ¿Cómo se identifican las facturas Verifactu?

Las facturas emitidas bajo el sistema Verifactu incluyen elementos específicos que garantizan su autenticidad y trazabilidad. Estas son sus principales características:

• Código QR: permite a la Agencia Tributaria y a los destinatarios verificar la factura de forma rápida y sencilla.
• Leyenda de “factura verificable” o «Verifactu»: indica que el documento cumple con los requisitos de la normativa.
• Código Hash: un sistema de encriptación que asegura que la factura no ha sido modificada tras su emisión.
• Registro automático de facturación: las facturas quedan almacenadas de forma segura en el sistema de facturación utilizado, garantizando su conservación y trazabilidad.

¿Quién está obligado a utilizar Verifactu?

El sistema Verifactu será obligatorio para todas las empresas y autónomos que emitan facturas mediante un software de facturación, a excepción de aquellas que ya están acogidas al Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

 ¿Cuándo tienes que utilizar el sistema Verifactu?

Las empresas pueden comenzar a implementar Verifactu desde el momento en que su proveedor de software adapte sus sistemas a la normativa (1 julio de 2025). Aunque la obligatoriedad entra en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas y 1 de julio de 2026 para autónomos, es recomendable que ambos se anticipen para evitar problemas de última hora.

¿Cómo saber si mi software de facturación cumple con Verifactu?

Para verificar si un software de facturación es compatible con Verifactu, este debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Generar facturas con código QR y código Hash.
• Permitir la transmisión de registros de facturación a la Agencia Tributaria.
• Garantizar la trazabilidad y conservación inalterable de los datos.
• Disponer de una opción que facilite la validación de facturas por parte de clientes y proveedores.

Si tienes dudas sobre tu software actual, consulta con tu proveedor para confirmar si cumple con los requisitos de Verifactu o si necesita una actualización.

 ¿Cómo afecta Verifactu a las empresas, asesorías, despachos profesionales y autónomos?

La implementación de Verifactu tendrá un impacto significativo en la forma en que las empresas y profesionales gestionan su facturación y contabilidad.

Hasta ahora, muchos programas de gestión ya permitían la comunicación con la Agencia Tributaria, pero con esta nueva regulación, será imprescindible que el software utilizado sea un sistema Verifactu. 

Esto asegura que todas las facturas generadas cumplan con los requisitos de integridad, accesibilidad y transparencia exigidos por la ley.

La adopción de Verifactu no solo permite el cumplimiento normativo, sino que también optimiza la gestión contable y fiscal de las empresas y autónomos. Al contar con una facturación digital estructurada, se facilita la automatización de procesos, reduciendo errores administrativos y mejorando la eficiencia operativa.

Además, este sistema aporta mayor confianza y seguridad en las transacciones comerciales, ya que los destinatarios pueden verificar una factura electrónica en tiempo real y asegurarse de su autenticidad.

¡En Billin vamos a cumplir con Verifactu! Nos aseguramos de que nuestra plataforma se adapte a esta nueva normativa para que puedas facturar sin complicaciones. Si tienes dudas sobre cómo adaptar tu negocio a Verifactu, estamos a tu disposición para ayudarte a comprender e implementar este sistema de facturación.