¿Qué es la nueva factura electrónica obligatoria para negocios?
¿Eres autónomo o tienes una pyme?
Te contamos en detalle todo sobre la nueva factura electrónica obligatoria:
qué es, a quienes afecta, cuál es su objetivo, qué normativa legisla, calendario de puesta en marcha, qué supone para ti y como implantarla en tu negocio.
Con Billin puedes anticiparte y adaptarte a la factura electrónica obligatoria sin coste hasta 2025 gracias al Kit Digital.
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Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, España Digital 2025, y Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 de los fondos Next Generation de la UE.
¿En qué consiste la facturación electrónica?
Lo primero que debes saber es que la facturación electrónica va a ser el nuevo sistema de facturación obligatorio para todas las empresas y profesionales en España.
El sistema de facturación electrónica obligatoria se enmarca dentro de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más comúnmente conocida como la Ley Crea y Crece, y que a su vez se enmarca en el Componente 13 del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia. Además, sitúa a la factura digital como la herramienta principal para la lucha en contra de la morosidad y el fraude fiscal.
Este nuevo sistema tributario está especialmente diseñado para impulsar la digitalización de las relaciones empresariales, de reducir los costes de transacción y facilitar la transparencia de las operaciones económicas entre negocios.
Lo más característico de esta ley es la obligatoriedad inexcusable e ineludible que tendrán todos los empresarios y profesionales de expedir y remitir sus facturas a Hacienda por vía electrónica.
Por tanto, la factura electrónica será el único sistema legal que podrá emplearse en las relaciones comerciales y económicas entre empresas y autónomos.
La factura electrónica obligatoria, tal y como la define el propio Ministerio de Hacienda en su página facturae.gob.es, se expide y recibe en formato electrónico, en lugar de físicamente en papel. Pero, además de cumplir las funciones de la factura en papel tradicional, también facilita el registro contable, agiliza los procesos de facturación, reduce el uso de papel y deja un rastro digital de las transacciones comerciales, por lo que contribuye a la transparencia fiscal. Su formato electrónico le da ciertas características que aseguran su autenticidad e integridad.
Por último, es importante recordar que la factura electrónica no es lo mismo que la factura digital porque:
- La factura digital es cualquier tipo de factura en formato electrónico, como PDF o Word, como si fuera una imagen o foto en formato digital (escaneada) de una factura en papel, y se puede ver desde cualquier dispositivo. Además, no cumple con todos los requisitos legales y técnicos de una factura electrónica
- La factura electrónica ofrece un nivel de certificación y seguridad mucho mayor, puesto que es un documento digital. Se emite, recibe y conserva de manera electrónica, porque necesita un programa informático de facturación certificado legalmente para dicha función y utiliza un formato estructurado, y firmas digitales, para garantizar su autenticidad, integridad y no repudio. También cumple con todos los requisitos legales y técnicos específicos que la autoridad fiscal haya establecido.
Obligaciones de la nueva factura electrónica para empresas y profesionales
Al realizar su facturación, las pymes y autónomos tienen que cumplir con las obligaciones de facturación establecidas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Crear, emitir y recibir todas sus facturas con un formato legal válido.
- Crear, emitir y recibir todas sus facturas desde un programa garante conectado con la Hacienda.
- Acreditar el pago de los proveedores en el plazo establecido.
- Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
- Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de estas hayan dejado de ser clientes de las empresas emisoras.
A partir de ahora, con la facturación electrónica, además tendrán cumplir los siguientes requisitos técnicos de la nueva Ley Crea y Crece publicados el pasado 5 de diciembre de 2023:
- Las facturas expedidas deben tener una representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR” o reflejar su contenido.
- Las facturas tienen que incorporar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” en los casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la AEAT.
Ventajas de la nueva factura electrónica para empresas y profesionales
La facturación electrónica, además de ser obligatoria para las empresas y autónomos, también trae consigo muchas ventajas y beneficios para todos ellos como:
- Digitalización y optimización de las relaciones entre empresas.
- Reducción de tiempo y costes.
- Aumento de la productividad.
- Seguridad y fiabilidad de las transacciones electrónicas.
- Acceso garantizado durante cuatro años de todo el histórico de facturas electrónicas emitidas, sin costes adicionales.
- Trazabilidad y control en tiempo real.
- Reducción de errores humanos.
- Contar con información fiable sobre los plazos de pago.
- Lucha contra la morosidad de las operaciones comerciales, que es uno de los grandes problemas de liquidez y rentabilidad de los negocios.
- Incentivos para la reducción de los períodos medios de pago para garantizar que los adjudicatarios abonen en tiempo el precio pactado con los subcontratistas.
- Control fiscal garantizado por Hacienda.
Normativa sobre la obligatoriedad de la factura electrónica
Aunque el marco normativo por el que se rige la factura electrónica obligatoria es amplio, donde se indica expresamente la obligatoriedad del sistema es en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
“CAPÍTULO II
Obligación de presentación de facturas ante las Administraciones Públicas
Artículo 3. Obligación de presentación de facturas en el registro.
El proveedor que haya expedido la factura por los servicios prestados o bienes entregados a cualquier Administración Pública, tendrá la obligación, a efectos de lo dispuesto en esta Ley, de presentarla ante un registro administrativo, en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el plazo de treinta días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios. En tanto no se cumplan los requisitos de tiempo y forma de presentación establecidos en esta Ley no se entenderá cumplida esta obligación de presentación de facturas en el registro.”
Aquí se establecía la obligatoriedad del uso de la factura electrónica cuando el destinatario fuera alguna Administración Pública.
Recientemente, la Ley Crea y Crece no solo lo confirma, sino que también lo amplía a todo tipo de relaciones comerciales con empresas y autónomos, en el artículo 112 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, introduciendo un nuevo artículo 1 bis:
“Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Sanciones por incumplimiento de la factura electrónica obligatoria
La implantación de la factura electrónica obligatoria es de obligado cumplimiento y no hacerlo, según la propia Ley Crea y Crece podría acarrear multas de diferentes cuantías, dependiendo del tipo de infracción:
- Sanción de hasta 10.000 € cuando la empresa obligada a facturar no ofrezca a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permita su acceso a las personas que hayan dejado de ser clientes.
- Hasta 3000 € cuando no se presente la factura electrónica.
- Multa hasta un máximo de 6000 € cuando no se cumpla con el periodo mínimo de almacenamiento de las facturas.
- Sanción de hasta 24.000 € si no se cumplen las exigencias fiscales y contables.
¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?
Según se indica en la Ley Crea y Crece en el Artículo 12 sobre la Modificación de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información:
“1. Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura”.
Por lo tanto, no solo afecta a quienes tienen que emitir la factura electrónica, si no también a quien la recibe.
Y, además, en este mismo artículo se añade:
“2. Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas. De la misma forma, las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica”.
Esto es que desarrolladores, fabricantes y comercializadores también tienen una responsabilidad, ya que deben de asegurarse y responsabilizarse de que los programas y sistemas de facturación que desarrollan, fabrican y venden cumplen con todas las especificaciones y requisitos técnicos y legales exigidos por la ley.
¿Cuándo entra en vigor la facturación electrónica obligatoria?
La factura electrónica en principio tenía el siguiente calendario en el que se contemplaba un periodo de adaptación voluntario desde su entrada en vigor en el BOE en octubre de 2022, hasta a 2024, cuando comenzaría la obligatoriedad de manera progresiva por facturación anual de los negocios. Esto se decidió porque hasta entonces solo un 15% de los autónomos usaban la factura electrónica.
*Fechas estimadas sujetas a las publicaciones oficiales en el BOE.
Empresas grandes
Los plazos para las empresas con más de 8 millones de facturación anual:
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- Inicio Periodo voluntario con Kit Digital: desde la entrada en vigor en el BOE el 19 de octubre.
- Periodo voluntario con el Kit Digital + Deducciones fiscales: desde la entrada en vigor de los requerimientos oficiales en el BOE en marzo/abril 2023.
- Inicio periodo obligatorio: Marzo – abril 2024 fecha máxima implementación para negocios +8 millones facturación.
Pymes y autónomos
En el caso de empresarios y profesionales con menos de 8 millones de facturación anual:
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- Inicio Periodo voluntario con Kit Digital: desde la entrada en vigor en el BOE el 19 de octubre.
- Periodo voluntario con el Kit Digital + Deducciones fiscales: desde la entrada en vigor de los requerimientos oficiales en el BOE en marzo/abril 2023.
- Inicio periodo obligatorio: Marzo – abril 2025 fecha máxima implementación para negocios -8 millones de facturación.
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El pasado 15 de junio de 2023 se incluyó otra obligación: las empresas con una facturación anual inferior a los 6 millones de euros deberán remitir a Hacienda de forma instantánea todas sus facturas a partir del 1 de julio de 2025. Para facilitar el proceso sobre todo a los autónomos y pequeños negocios, la propia Agencia Tributaria va a desarrollar una aplicación gratuita con la que se podrán emitir hasta un máximo de 100 facturas al año.
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La factura electrónica será obligatoria para todos los negocios y Billin te subvenciona el programa al 100% con el Kit Digital hasta 2025.
El Gobierno dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia ha creado un programa de ayudas económicas llamado Kit Digital destinado, entre otras cosas, a facilitar la implantación real de la factura electrónica, con la ayuda de agentes digitalizadores como Billin, para que autónomos y empresas puedan cumplir con los retos de transformación digital y la normativa legal de la Ley Crea y Crece sin coste alguno para ellos.
Con Billin, no solo te aseguras de que tu sistema de facturación va a estar 100% alineado con la legislación y la normativa vigente, sino que también te vamos a ayudar en su tramitación y resolverte todas tus dudas.
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Preguntas frecuentes sobre la nueva facturación electrónica
para negocios
¿Qué es una factura online?
Una factura online es un documento generado por un programa online o digital por las empresas y los autónomos, en sus relaciones comerciales y económicas para justificar la compra y venta de servicios y productos.
¿Qué es una factura online B2B?
Una factura electrónica B2B es una factura que se crea, emite y recibe entre empresas y profesionales en formato digital, y posee el mismo valor legal que una factura en papel.
Desde el 30 de noviembre de 2021, el Gobierno de España aprobó hacer obligatoria la facturación electrónica entre autónomos y empresas, para que sean las facturas digitales el único sistema legal para ello.
¿Qué es una factura electrónica facturae?
Una factura electrónica facturae es un documento con un sello digital especial, solo de uso obligatorio hasta el momento para empresas y autónomos que tienen que emitir facturas a la administración pública.
Para empresas y autónomos que facturen a otros negocios su uso por el momento solo es voluntario.
Su formato actual se denomina facturae.
FACe es el programa de entrada de todas las facturas electrónicas facturae. A través de FACe, las empresas presentan sus facturas electrónicas obligatoriamente desde el 15 de Enero de 2015.
La factura electrónica se regula en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
La factura electrónica se define en el artículo 9 de este Reglamento.
¿Qué requisitos tiene que cumplir una factura electrónica facturae?
Para que una factura electrónica sea válida tiene que cumplir estos requisitos:
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- Legible por los sistemas informáticos
- Tiene que garantizar la autenticidad del origen de la factura
- Tiene que garantizar la integridad del contenido de la factura
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¿Cómo será la nueva factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica estará sujeta a los requerimientos técnicos del software antifraude que se incluyen dentro de 29.2 de la Ley General Tributaria.
Todo negocio tendrá que tener un programa certificado según estas condiciones establecidas.
El software tendrá que remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma automática, incorporando «Factura verificable en la sede electrónica AEAT» o el sistema «Verifactu».
¿Qué ayudas hay actualmente para anticiparse a la factura electrónica obligatoria?
Hasta que el gobierno establezca que ayudas específicas habrá para implementar y adaptarse a la nueva factura electrónica, los autónomos, pymes y empresas pueden anticiparse ya a este nuevo sistema con la ayuda del Kit Digital Acelera pyme.
Dentro de los servicios para la digitalización disponibles del Kit Digital se encuentra la factura electrónica.
¿Qué ayudas y subvenciones habrá para implementar la factura electrónica obligatoria?
El Gobierno establece que habrá incentivos para la reducción de los periodos de medios de pago, mediante el acceso a subvenciones públicas.
Además, se prevé ayudas para su implementación dentro del Plan de Recuperación y la Agenda Digital 2025, y dentro del Programa Digital Toolkit incluirá entre los productos y servicios subvencionables la factura electrónica.
¿Qué sanciones hay para los negocios que no se adapten en sus fechas obligatorias?
Se creará un Observatorio de Morosidad Nacional, que se encargará del seguimiento y evaluación de los datos procedentes de los pagos en las relaciones comerciales entre negocios, así como la promoción de buenas prácticas.
Podrá haber sanciones de hasta 10.000€ para quienes estén obligados a expedir facturas con este nuevo formato y requerimientos y no lo hagan.
¿Por qué la Ley lucha en contra de la Morosidad?
La morosidad en el pago de servicios entre empresas, es uno de los principales problemas de liquidez y rentabilidad de muchos negocios españoles, especialmente entre autónomos y pymes.
La nueva facturación electrónica incluirá medidas para avanzar contra la lucha del fraude y la morosidad en las operaciones comerciales entre negocios.
La nueva facturación electrónica permitirá obtener una información más fiable y accesible en la nube siempre.
¿Qué requisitos tendrán las soluciones tecnológicas de facturación garantes?
Las soluciones tecnológicas y plataformas ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas.
También, tendrán que mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de éstas hayan dejado de ser clientes de las empresas emisoras.
Los sistemas y programas informáticos o electrónicos que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas deberán respetar los requisitos a los que se refiere el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, y su desarrollo reglamentario.
Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros. La sanción se determinará y graduará conforme a los criterios establecidos en el artículo 19.2 de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Idéntica sanción puede imponerse a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan las demás obligaciones previstas en el artículo 2.1. Es competente para imponer esta sanción la persona.
*Sujetos a posibles cambios tras la publicación oficial de los requisitos en Ley en el BOE.
¿Cómo afecta la Ley antifraude a la nueva factura electrónica obligatoria?
La nueva factura electrónica para empresas y autónomos estará sujeta a los requisitos del software Ley antifraude 11/2021. Se obligará a contar con un programa certificado que garantice todos los requerimientos técnicos.
Las principales características serán:
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- Se podrán rectificar facturas, pero no borrar o alterar su registro informático.
- El software debe permitir la posibilidad de remitir los registros a la Agencia Tributaria de forma automática. Las facturas deberán llevar un sello digital con la “Factura verificable para AEAT” o sistema “Verifactu”.
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