¿Qué es balance de comprobación?

Este documento contable resume las cuentas de una empresa en un periodo determinado, presentando los saldos débito y crédito para su fácil revisión y análisis. A continuación, desentrañamos qué es y cómo funciona este importante informe, facilitando su comprensión a través de ejemplos claros y aplicados.

¿Qué es el balance de comprobación?

El balance de comprobación es un informe que refleja el saldo total de las cuentas de una empresa. Nos ayuda a garantizar que por cada asiento contable realizado, haya un igual y compensatorio registro en contrapartida, manteniendo así la ecuación contable.

Este balance se organiza en columnas, donde una corresponde a los débitos y otra a los créditos de cada cuenta. Se emplea como paso previo al cierre contable, con el fin de detectar posibles errores y asegurar que los registros contables están debidamente compensados.

Estructura y elaboración del balance de comprobación

Para elaborar un balance de comprobación, seguimos un conjunto de pasos estructurados que nos llevan a un resultado claro y preciso.

Exponemos a continuación su proceso de elaboración.

1. Agregar cuentas: Comenzamos listando todas las cuentas que tienen movimiento dentro del periodo a analizar. Incluimos tanto cuentas de activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos, gastos y compras, cada una con su correspondiente nombre y código de identificación.
2. Registrar saldos: Posteriormente, anotamos el saldo débito y el saldo crédito de cada cuenta, tomando como referencia el libro mayor. Estos saldos representan las sumas acumuladas de los débitos y créditos que cada cuenta ha registrado.
3. Sumar los débitos y créditos: Al final de nuestro balance, sumamos todos los saldos débitos entre sí, y lo mismo con los créditos, para obtener dos totales separados. Estos totales deben ser iguales, reflejando así el principio de partida doble que rige la contabilidad.
4. Verificar igualdad: Revisamos que la suma de los saldos débitos sea igual a la de los saldos créditos. Si hay discrepancias, debemos revisar nuestros registros para encontrar y corregir cualquier error.

En caso de que los totales no coincidan, hay que revisar la posibilidad de que se haya cometido un error al transcribir los saldos, al sumar o al aplicar mal un asiento contable. Una vez hallado el error, se procede a su corrección y se vuelve a elaborar el balance de comprobación.

Importancia y utilidad del balance de comprobación

El balance de comprobación no solo sirve para detectar errores. Es también una fuente de información valiosa sobre la situación financiera de la empresa en un momento dado.

A través de él, podemos:

• Garantizar la precisión de los registros contables antes de proceder al cierre del ejercicio.
• Disponer de una visión general de las cuentas y de su evolución en el periodo.
• Facilitar la preparación de otros estados financieros, como el balance general y la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Proporcionar información útil para la toma de decisiones por parte de la dirección de la empresa o los asesores financieros.

Ejemplos prácticos de un balance de comprobación

Ejemplo 1:

Imaginemos que nuestra empresa tiene tres cuentas con movimiento en el último mes: «Caja» con un saldo débito de 12,000€, «Proveedores» con un saldo crédito de 7,000€ y «Ventas» con un saldo crédito de 5,000€. Al elaborar nuestro balance de comprobación, las sumas de los débitos y de los créditos deben ser iguales, es decir, 12,000€ en cada caso.

Ejemplo 2:

Supongamos ahora que en nuestro balance de comprobación encontramos que la suma de los débitos es de 20,000€ y la de los créditos es de 19,500€. Esto nos señalará que hay un error que debemos encontrar y corregir. Una vez ajustado el error, las sumas deben conciliar y presentar el mismo monto.