¿Qué es balance de sumas y saldos?

Para comprender el funcionamiento de una entidad, es crucial conocer la situación de sus cuentas en un momento dado.

El balance de sumas y saldos es una herramienta contable que nos ofrece una visión clara y detallada de la situación financiera de una empresa. Se organiza en un formato de tabla que recoge cada una de las cuentas con su movimiento debe y haber, así como los saldos deudores y acreedores.

Elementos del balance de sumas y saldos

El balance de sumas y saldos se compone de varias columnas donde se reflejan:

• El código y denominación de cada cuenta contable.
• La suma de todas las operaciones en el debe (sumas del debe).
• La suma de todas las operaciones en el haber (sumas del haber).
• El saldo deudor o saldo acreedor de cada cuenta.

Finalidad del balance de sumas y saldos

La finalidad de este informe es múltiple, ya que, por un lado, nos sirve para verificar la exactitud de los registros contables y, por otro lado, nos ayuda a preparar otros estados financieros, como el balance de situación o la cuenta de pérdidas y ganancias. Además, es útil para el análisis interno y el seguimiento de la gestión empresarial.

Preparación del balance de sumas y saldos

Para elaborar un balance de sumas y saldos seguimos un método ordenado y sistemático:

1. Enumeramos todas las cuentas que han tenido movimiento en el periodo a analizar, asignándoles su código correspondiente.
2. Sumamos los importes de las operaciones al debe y al haber para cada cuenta.
3. Calculamos el saldo, que será deudor si el total del debe es mayor que el del haber, y acreedor si ocurre al revés.
4. Revisamos que la suma de los saldos deudores sea igual a la de los saldos acreedores, lo que confirma el principio de partida doble.

Importancia de la exactitud en el balance de sumas y saldos

Una adecuada elaboración del balance de sumas y saldos es imprescindible para la fiabilidad de la información financiera. Un error en esta etapa puede llevar a decisiones erróneas basadas en información incorrecta.

Por tanto, debemos ser meticulosos en su preparación y verificar todos los datos antes de considerarlo finalizado.

Ejemplos prácticos del uso del balance de sumas y saldos

Ejemplo 1: Una pequeña empresa

Imaginemos una pequeña empresa con operaciones sencillas. Al final del trimestre, hace su balance de sumas y saldos. Enumera todas las cuentas activas y procede a sumar el debe y el haber de cada una. Por ejemplo, la cuenta de Banco tiene 20.000 € en el debe y 15.000 € en el haber, lo que indica que tiene un saldo deudor de 5.000 €. Este proceso se repite con cada cuenta, y el total de saldos deudores es igual al total de saldos acreedores, confirmando así la precisión del balance de sumas y saldos.

Ejemplo 2: Una empresa con errores de registro

En un segundo ejemplo, supongamos una empresa que al preparar su balance de sumas y saldos detecta que los saldos deudores y acreedores no coinciden. Tras verificar las sumas de las operaciones, descubre un error en el registro de una factura en la cuenta Clientes. Una vez corregido, los saldos cuadran, permitiendo contar con una base fiable para la toma de decisiones.