¿Qué es cargo de una cuenta?

Un cargo en una cuenta es un asiento contable que se efectúa al aumentar el saldo de las cuentas de activo o de gasto, o bien al disminuir las de pasivo, patrimonio neto o ingresos.

Este apunte contable se registra en el debe de una cuenta en el libro diario y refleja una variación dentro de la situación financiera o los resultados económicos de una empresa o individuo.

Cómo funciona el cargo de una cuenta

En contabilidad, seguimos el principio de partida doble, que sostiene que siempre que se realiza un cargo en una cuenta, debe haber un abono correspondiente en otra(s). Este sistema asegura que la ecuación contable se mantenga equilibrada, reflejando de manera fidedigna la realidad económica de la entidad.

Aplicación de cargos en diferentes tipos de cuentas

Dependiendo del tipo de cuenta que estemos manejando, el cargo puede representar distintas operaciones:

• Cuentas de activo: Cuando hacemos un cargo en una cuenta de activo, estamos incrementando los recursos o bienes de la empresa, como podría ser la compra de maquinaria o el cobro de una factura pendiente.
• Cuentas de pasivo: En cambio, un cargo en una cuenta de pasivo indica una disminución de las obligaciones de la empresa, por ejemplo, cuando se paga una deuda a un proveedor.
• Cuentas de patrimonio neto: Los cargos en las cuentas de patrimonio neto suelen ser menos frecuentes y suelen reflejar disminuciones en el valor propio de la compañía, como la salida de un socio que retira su aporte.
• Cuentas de gastos: Los cargos a cuentas de gastos aumentan los costes en los que incurre la empresa para operar, como la compra de suministros o el pago de servicios.
• Cuentas de ingresos: Por último, un cargo a una cuenta de ingreso es raro, ya que usualmente estos se abonan, y podría evidenciar una devolución de ingresos previamente reconocidos.

Reglas para el registro de cargos en contabilidad

Para llevar un registro adecuado de los cargos de una cuenta, se deben seguir una serie de reglas básicas:

• Cada transacción debe ser registrada con un cargo y un abono correspondientes, respetando el principio de partida doble.
• Se debe identificar correctamente la naturaleza de cada cuenta involucrada para aplicar el cargo o el abono de manera adecuada.
• Los cargos deben registrarse en el diario general primero, y posteriormente en el libro mayor y los auxiliares pertinentes.
• Los registros deben ser fidedignos y estar respaldados con documentación que justifique la transacción, como facturas, recibos o contratos.
• Es fundamental mantener la precisión en las cantidades y descripciones para garantizar la claridad y exactitud de la información financiera.

Ejemplos prácticos de cargos en una cuenta

Ejemplo 1:

Supongamos que nuestra empresa adquiere una nueva computadora para la oficina por un valor de 1.000 euros. Al realizar el pago, hacemos un cargo de 1.000 euros en la cuenta de «Equipos de oficina» (activo) y un abono de 1.000 euros a la cuenta de «Caja» o «Bancos» (dependiendo de cómo se efectúe el pago), disminuyendo así el activo líquido disponible.

Ejemplo 2:

Imaginemos que en la misma empresa se paga la nómina de los empleados, que asciende a 10.000 euros. Registramos un cargo de 10.000 euros en la cuenta de «Gastos de personal» (gastos) y un abono de 10.000 euros en la cuenta de «Caja» o «Bancos», reflejando la salida de efectivo para cumplir con las obligaciones salariales.