¿Qué es factura online?

Una factura online es un documento digital que cumple las mismas funciones legales y fiscales que una factura tradicional en papel, pero con la ventaja de ser emitida y recibida electrónicamente.

Su validez está reconocida por las autoridades fiscales siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos específicos.

Características de la factura online

Las facturas online tienen características particulares que las hacen más funcionales en el entorno digital:

• Forma electrónica: se crean, envían y reciben en un formato digital, comúnmente en PDF, XML o a través de plataformas específicas de facturación.
• Legalidad: son documentos legales que deben cumplir con requisitos fiscales como cualquier factura tradicional.
• Seguridad: suelen contar con métodos de verificación como la firma electrónica o certificados digitales para garantizar su autenticidad e integridad.
• Accesibilidad: pueden ser almacenadas y consultadas desde dispositivos electrónicos, facilitando su gestión y archivado.
• Eficiencia: su procesamiento es más rápido y reduce los errores humanos al minimizar la necesidad de transcripción de datos.
• Ecológicas: contribuyen a la reducción del uso de papel y a la optimización de los recursos ambientales.

Requisitos legales de la factura online

Para tener plena validez fiscal y jurídica, una factura online debe contener:

• Número de factura y serie si procede.
• Fecha de emisión y, en su caso, la de operación.
• Datos identificativos del emisor y del destinatario (nombre, apellidos o razón social, y NIF o CIF).
• Descripción de los bienes y/o servicios prestados.
• Base imponible, tipo impositivo aplicado, y la cuota tributaria resultante.
• Firma electrónica o cualquier otro sistema de autenticación admitido por la legislación correspondiente.

Proceso de emisión y recepción de facturas online

El proceso para la emisión y recepción de facturas online es bastante sencillo y se puede resumir en los siguientes pasos:

1. El emisor crea la factura con los datos necesarios y la firma electrónicamente.
2. La factura se envía al destinatario, normalmente por correo electrónico o a través de una plataforma de facturación en línea.
3. El destinatario recibe la factura, pudiendo verificar su autenticidad y proceder a su contabilización.
4. Se almacenan ambas copias (emisor y destinatario) de forma digital para futuras referencias o en caso de inspecciones fiscales.

Ventajas de la factura online

Las facturas online presentan varias ventajas frente a las tradicionales:

• Reducción de costes: ahorro en papel, tinta, mantenimiento de impresoras y gastos de envío.
• Rapidez: la transmisión es casi instantánea, lo que agiliza los ciclos de cobro y pago.
• Organización: facilita el archivado y la recuperación de la documentación fiscal.
• Seguridad y control: menor riesgo de pérdida y mayor trazabilidad de las operaciones.
• Sostenibilidad: impacto ambiental reducido al disminuir el consumo de papel.

Ejemplos prácticos de factura online

Facturación entre empresas: una consultora de marketing emite una factura online a su cliente por los servicios prestados durante el mes. Utiliza un software de facturación que genera automáticamente la factura con todos los datos fiscales requeridos. Una vez revisada, la firma con su certificado digital y la envía al cliente por correo electrónico. El cliente, a su vez, recibe la factura en su sistema de gestión y la contabiliza sin necesidad de introducir los datos manualmente.

Comercio electrónico: una tienda online realiza una venta y al concluir la transacción, el sistema envía automáticamente la factura al comprador. La factura es generada en formato PDF y contiene la firma electrónica del vendedor. El comprador la recibe junto con su pedido, ya sea a través del email proporcionado o directamente en el área de usuario dentro de la web de la tienda.