¿Qué es factura proforma?

Una factura proforma no es un documento contable oficial, sino un compromiso de venta o una cotización que emitimos para informar a nuestros clientes potenciales sobre el precio y las condiciones en las que les ofreceríamos ciertos productos o servicios.

Este documento tiene un rol informativo, mostrando la futura factura que podría generarse si se concretase la operación.

Se utiliza frecuentemente en el comercio internacional, pero también es útil en el ámbito local para previsualizar transacciones.

Características de la factura proforma

Para identificar una factura proforma, debemos considerar las siguientes características que la diferencian de una factura tradicional:

• No tiene valor fiscal: no puede utilizarse como justificante de una operación comercial ni tiene validez para deducciones o declaraciones fiscales.
• Es informativa: sirve para detallar los términos de una oferta, como precios, cantidades, características de los productos, condiciones de pago y de entrega.
• No es obligatoria: no es un documento necesario para todas las operaciones, pero sí es útil para ratificar acuerdos antes de formalizar la venta.
• Tiene fecha de caducidad: normalmente se establece un plazo durante el cual la oferta es válida.
• Puede modificarse: al ser una previsión, los términos pueden ser ajustados antes de la confirmación del pedido.
• Identificación como proforma: debe indicarse claramente que se trata de una “Factura Proforma” y no de una factura ordinaria.

Diferencias entre factura proforma y factura ordinaria

Es importante distinguir una factura proforma de una factura ordinaria debido a sus diferentes propósitos y validez:

• Validez legal: a diferencia de la factura ordinaria, la proforma no tiene validez legal como comprobante de venta.
• Fiscalidad: la factura proforma no se utiliza para declaraciones fiscales, mientras que la factura ordinaria sí es un documento contable necesario para ello.
• Finalidad: la proforma se utiliza como propuesta o presupuesto, y la factura ordinaria como registro de una venta efectiva.
• La proforma puede no concretarse en una venta: la emisión de una proforma no implica una obligación de compra, cosa que sí ocurre al emitir una factura ordinaria.

Elementos de una factura proforma

Al crear una factura proforma, debemos incluir varios elementos esenciales que describan claramente la propuesta:

• Fecha de emisión: fecha en la que se emite el documento.
• Fecha de validez: fecha hasta la cual la oferta es considerada vigente.
• Identificación del emisor y del cliente: nombres completos, direcciones y, si es aplicable, los números de identificación fiscal.
• Descripción de los bienes o servicios ofrecidos: incluyendo cantidades, precios unitarios y el precio total.
• Condiciones de pago: métodos de pago aceptables y plazos de pago.
• Condiciones de entrega: términos de entrega y costos de transporte, si corresponden.
• Firma del emisor: para dar fe del compromiso de la oferta.

Cuándo utilizar una factura proforma

La utilización de una factura proforma es pertinente en varias situaciones:

• Al realizar una oferta detallada a un cliente potencial.
• En transacciones internacionales para determinar detalles de un envío antes de la operación definitiva.
• Para confirmar pedidos y permitir al comprador hacer los arreglos financieros necesarios.
• Al solicitar una licencia de importación o permisos aduaneros previos a una importación.

Ejemplos prácticos de uso de la factura proforma

Imaginemos que tenemos una empresa de fabricación de maquinaria y un cliente extranjero está interesado en nuestras máquinas. Antes de que se decida a comprar, quiere saber cuánto costaría el pedido, incluyendo los gastos de transporte y los plazos de entrega. Le emitimos una factura proforma detallando estas condiciones y le ofrecemos un plazo para aceptar nuestra oferta.

En otro escenario, somos una empresa de consultoría y un cliente requiere nuestros servicios para un proyecto. Dado que es un proyecto a gran escala, el cliente necesita obtener una previsión de costes para aprobar el presupuesto.