¿Qué es factura rectificativa?

Se utiliza para subsanar errores, llevar a cabo ajustes en las facturas que ya han sido expedidas o cuando hay devoluciones de mercancías.

Es un documento indispensable en el mundo empresarial, ya que garantiza que la contabilidad refleje la realidad de las operaciones efectuadas.

Cuándo se debe utilizar

Sabemos que las facturas rectificativas deben emitirse en situaciones específicas, tales como:

• Cuando se identifica un error en la factura original, ya sea en la descripción del producto o servicio, en la cantidad, precio o importe total.
• Si se produce una devolución de mercancía o anulación del servicio posterior a la emisión de la factura inicial.
• Cuando es necesario aplicar descuentos o bonificaciones que no se contemplaron en la factura original.
• En caso de cambios en los datos fiscales de cualquiera de las partes implicadas que afecten a las operaciones ya facturadas.

Elementos que debe contener

Una factura rectificativa debe contener una serie de elementos obligatorios para considerarse válida:

• Número de la factura que se rectifica y fecha de expedición.
• Identificación completa del emisor y del receptor de la factura original.
• Descripción detallada de la causa por la que se rectifica.
• Detalle de las correcciones realizadas, mostrando claramente la información correcta y anulando la incorrecta.
• Fecha de emisión de la factura rectificativa.

Además, es importante recalcar que esta factura debe cumplir con el resto de requisitos fiscales y legales aplicables a la facturación regular.

Cómo se emite una factura rectificativa

Para emitir una factura rectificativa, seguimos un proceso que garantiza su validez:

1. Identificamos la factura original que contiene el error o la operación que necesita ser rectificada.
2. Emitimos un nuevo documento que denominamos ‘Factura Rectificativa’, asegurándonos de incluir todos los datos necesarios y obligatorios.
3. Registramos la factura rectificativa en nuestra contabilidad, de manera que quede constancia de la revisión.
4. Comunicamos al cliente o destinatario la emisión de la factura rectificativa y procedemos a enviarla por los medios habituales.

Con esto, garantizamos que la comprobación quede documentada y que ambas partes tengan una evidencia de la rectificación para cualquier comprobación futura.

Ejemplos prácticos de factura rectificativa

Ejemplo 1: error en la cantidad facturada

Imaginemos que nuestra empresa vende material de oficina y hemos emitido una factura por la entrega de 100 paquetes de folios, pero en realidad el cliente solo recibió 80 paquetes. En este caso, debemos emitir una factura rectificativa en la que se especifiquen los 80 paquetes entregados, ajustando el importe total correspondiente a esta cantidad.

Ejemplo 2: devolución de mercancía

Supongamos que vendemos equipos electrónicos y un cliente, tras haber recibido y pagado por un dispositivo, decide devolverlo porque no cumple con sus expectativas. Tras aceptar la devolución, emitiremos una factura rectificativa que anule o corrija la factura de venta original, reflejando la operación de devolución y el reembolso al cliente.