¿Qué es fecha de expedición?

La fecha de expedición es el día en el que se emite oficialmente un documento contable o fiscal. Por lo tanto, representa el momento en que dicho documento adquiere validez formal ante terceros, ya sea para efectos legales, fiscales o administrativos.

Entonces, esta fecha es crucial porque determina si el documento está dentro o fuera de ciertos periodos legales y fiscales como, por ejemplo, el periodo de presentación de impuestos y es imprescindible en el cómputo de plazos en procesos administrativos y legales.

También es muy importante señalar que, aunque la fecha de expedición y la fecha de emisión normalmente se interpretan como sinónimos, en realidad no son lo mismo:

• La fecha de expedición es aquella en la que un documento se emite oficialmente y empieza su validez legal.
• La fecha de emisión es aquella en la que se crea o imprime una copia del documento. Sin embargo, esto no quiere decir que se entregue y se ponga en circulación con validez legal desde ese momento.

Por ejemplo, un título de propiedad puede expedirse con fecha 12/07/2021 y se pueden solicitar copias posteriores que tendrán fechas de emisión diferentes (20/01/2023 o 3/05/2023) y así debe de constar en el registro de la entidad que las realiza.

Características de la fecha de expedición

Como ya hemos adelantado, la fecha de expedición es muy importante tanto para cumplir con nuestras obligaciones fiscales como para el propio funcionamiento interno de nuestro negocio con respecto al control de la contabilidad, de las transacciones comerciales y de las empresariales.

Asimismo, nos sirve como referencia en el caso de garantías o devoluciones de clientes y proveedores. 

Por todo esto, necesitamos saber cuáles son las características que debe cumplir la fecha de expedición, tanto de los documentos que emitimos como de los que recibimos.

La fecha de expedición es: 

• Obligatoria: en la mayoría de los documentos es indispensable incluirla –facturas, certificados, garantías, etc–.
• Inmutable: cuando esta fecha se registra, ya no puede ser alterada sin justificar el motivo.
• Referencia temporal: sirve para indicar el periodo al que corresponde la operación que se está documentando.
• Diferenciable: porque no debe confundirse con la fecha de operación o la de vencimiento.
• Única: un mismo documento no puede tener dos fechas de expedición. Sin embargo, cuando está compuesto por otros documentos individuales, entonces, sí puede tener varias fechas de expedición correspondientes a cada documento individual.
• Relevancia y validez legal y fiscal: ya que es clave para cumplir con las normativas tributarias y validar transacciones comerciales.
• Veracidad: porque ayuda a justificar la existencia del documento y lo que representa, determinando su fiabilidad.

El cumplimiento de todas estas características es fundamental para el control de la contabilidad, las relaciones con nuestros clientes y proveedores, las operaciones financieras y, en general, para el buen funcionamiento del negocio.

Documentos que incluyen la fecha de expedición

Existen multitud de documentos que contienen una fecha de expedición, entre los que destacamos:

• Facturas: donde se indica el día en el que se emite el documento.
• Tickets, pasajes, tarjetas y billetes de transporte. 
• Recibos: también otro tipo de comprobante de pago.
• Notas de cargo o de crédito: que ajustan transacciones previas.
• Contratos: que señalan la fecha en la que se formaliza el acuerdo.
• Documentos y certificados oficiales: como escrituras públicas,  notificaciones gubernamentales, actas notariales, etc.
• Licencias y permisos: de conducción o de realización de obras, por ejemplo.
• Documentos de identificación: DNI, pasaportes, carnets de afiliación, acreditaciones, etc.

En general, se incluye la fecha de expedición en cualquier tipo de documento cuya validez empieza en un determinado momento.

Legislación vigente sobre la fecha de expedición

Como ya hemos comprobado, la fecha de expedición no solo es un dato más en la documentación empresarial, fiscal y legal. Por eso, está regulada por normativas que definen su función e indican cómo y cuándo debe ser utilizada, según el ámbito en el que se aplique.

Estas son algunas de normas que hablan sobre la fecha de expedición y crean su marco legal según el contexto:

• Real Decreto 1619/2012 Reglamento de Facturación: en este reglamento se establece que las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación o dentro de los plazos previstos. Así debe constar mediante la fecha de expedición.
• Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): el artículo 164 obliga a emitir facturas con la fecha de expedición.
• Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas: establece la importancia de la fecha de expedición en diversos documentos administrativos.
• Orden PCM/1382/2021 del 9 de diciembre, por la que se regula el Registro Electrónico General en el ámbito de la Administración General del Estado.
• Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, que regula la expedición del Documento Nacional de Identidad (DNI)  y sus certificados de firma electrónica. 
• Ley 59/2003 de Firma Electrónica: Esta ley también menciona la fecha de expedición en relación con la validez y autenticidad de las firmas electrónicas.

En el ámbito de la facturación, la legislación fiscal exige que la fecha de expedición se refleje claramente y que coincida con el momento en el que se lleva a cabo la operación o, en su defecto, en el momento de su pago anticipado si este se produce antes.

Fecha de expedición en facturación

Ya hemos visto que la fecha de expedición está muy presente en diferentes documentos de distintos ámbitos y, en todos ellos, tiene una gran importancia.

En esta ocasión, lo que a nosotros nos interesa más es cómo afecta la fecha de expedición a las facturas que emitimos y recibimos. 

Dentro del proceso de facturación, la fecha de expedición tiene una especial relevancia debido a:

• Su gran importancia para el cálculo de plazos para la deducción de IVA y otros impuestos, y su presentación, establecida en el calendario fiscal. 
• La necesidad de su precisión para evitar conflictos con la administración tributaria y evitar sanciones.
• Su importancia en la contabilidad como fecha de registro de la operación, evitando posibles fraudes por doble facturación o el desplazamiento operaciones, ingresos y gastos a otros periodos fiscales.
• Ayuda al control financiero y de tesorería, a la hora de gestionar pagos y cobros de proveedores y clientes.
• Mejora el proceso de control de gestión comercial, atención al cliente y de postventa, garantías de devolución o reparación, etc.
• Justificación de documentación, actos y procedimientos legales, cuando la propia factura actúa como un contrato entre proveedores y clientes.

Ejemplos prácticos para entender una fecha de expedición

1. Una empresa de servicios emite una factura el 15 de marzo por unos trabajos realizados. La fecha de expedición que consta en el documento es el 15 de marzo, lo que significa que el cliente tiene un plazo desde esa fecha para realizar el pago en función de las condiciones pactadas, y la empresa emisora deberá incluir dicho ingreso en su declaración del IVA correspondiente al primer trimestre del año.
2. Cuando un consumidor compra un electrodoméstico, la garantía comienza a contar desde la fecha de expedición del ticket de compra o factura correspondiente. Si el producto presenta un defecto, la fecha de expedición del documento servirá como referencia para determinar si la reclamación se encuentra dentro del periodo de garantía.

Preguntas frecuentes

Estas son algunas preguntas que suelen aparecer sobre la fecha de expedición de una factura.

¿Es posible emitir una factura sin fecha de emisión?

No, las facturas tienen que incluir obligatoriamente la fecha de expedición, ya que una factura sin este dato carece de validez fiscal.

Como hemos comentado, la fecha de expedición es importante, tanto en las facturas como en otro tipo de documentación, y por eso siempre se hace referencia a ella en las diferentes normas relativas a la emisión de documentos.

¿Cómo se soluciona un error en la fecha de emisión de una factura?

Si cuando se emite una factura la fecha de emisión es errónea, la única forma de corregirlo es emitir una factura rectificativa con su propia numeración, correlativa y cronológicamente ordenada respecto a todas las emitidas.

Esta nueva factura –para constatar que corrige, rectifica o sustituye a una factura anterior– debe hacer referencia a la factura original a la que se refiere.

¿Qué diferencia hay entre fecha de expedición y fecha de operación?

Como ya hemos dicho, la fecha de expedición es la fecha a partir de la cual la entidad pertinente emite un documento y adquiere validez legal. Sin embargo, la fecha de operación es aquella en la que se realiza una transacción o actividad específica y que, luego, se documentará con una factura.

Por ejemplo, si se realiza una compra de materiales de producción para nuestro negocio, la fecha de operación en la que se realiza esa compra y la fecha de expedición de la factura correspondiente podrá ser la misma.