¿Qué es flujograma?

Entendemos por flujograma, también conocido como diagrama de flujo, una herramienta gráfica que empleamos para representar procesos o sistemas en diversos campos, incluyendo el fiscal, empresarial y contable.

Se trata de una serie de pasos secuenciales, conectados por líneas y simbolizados mediante figuras estándar que facilitan la comprensión visual de las actividades y decisiones que conforman un procedimiento.

Los flujogramas son esenciales para analizar, diseñar, documentar o gestionar un proceso o programa.

Su valor didáctico radica en la capacidad de proporcionar una visión clara y simplificada de cómo se desarrollan las tareas y cómo interconectan los diferentes elementos de un sistema.

Elementos básicos de un flujograma

Un flujograma consta de diversos elementos que ayudan a estructurar y comprender la información:

• Símbolos: Cada figura geométrica representa un tipo de acción o paso. Por ejemplo, los rectángulos suelen indicar una instrucción o acción, los rombos representan decisiones y los óvalos marcan el inicio o fin del proceso.
• Flujos: Líneas que conectan los símbolos y representan la secuencia o dirección del proceso.
• Dirección: Las flechas señalan el recorrido que sigue el proceso de un paso a otro.
• Entradas/Salidas: Indican los recursos que ingresan o salen del proceso, que pueden ser datos, materiales o resultados.
• Conectores: Estos sirven para enlazar distintas partes del flujograma que pueden estar separadas en la página y ayudan a evitar cruces innecesarios de líneas.

Reglas para la creación de un flujograma

Para elaborar un flujograma eficaz y comprensible, seguimos algunas reglas básicas:

1. Definimos claramente el inicio y el final del proceso.
2. Utilizamos los símbolos estándares para cada tipo de paso o acción.
3. Mantenemos una secuencia lógica y unidireccional, evitamos retrocesos que complican la comprensión.
4. Marcamos todas las decisiones que alteran el flujo del proceso, generalmente con un símbolo de decisión.
5. Aseguramos que cada símbolo esté claramente etiquetado con una breve descripción de la etapa del proceso que representa.
6. Revisamos el flujograma para asegurarnos de que no existen pasos o elementos superfluos.
7. Validamos que el flujograma refleje fielmente la realidad del proceso que estamos describiendo.

Beneficios del uso de flujogramas

Implementamos flujogramas por sus múltiples ventajas:

• Promueven la comprensión rápida y clara del proceso.
• Facilitan la identificación de cuellos de botella o redundancias en el sistema.
• Ayudan en la formación y capacitación de empleados nuevos o en el rediseño de procesos.
• Permiten una mejor comunicación entre los equipos al contar con un lenguaje común.
• Aportan una base para la realización de auditorías y controles internos.

Ejemplos prácticos de flujogramas

Ejemplo 1: flujograma para el proceso de facturación

En el ámbito empresarial, un flujograma puede detallar el ciclo completo de la facturación:

1. Comienza con la confirmación del pedido del cliente.
2. Continúa con la preparación del producto o servicio.
3. Sigue con la emisión de la factura correspondiente.
4. Posteriormente, se registra en la contabilidad.
5. Finalmente, se efectúa el seguimiento de la recepción del pago.

Cada uno de estos pasos es representado por un símbolo y conectado en secuencia, permitiendo visualizar de forma esquemática todo el proceso y posibles puntos de acción o decisión.

Ejemplo 2: flujograma en el proceso de auditoría contable

En contabilidad, empleamos un flujograma para mostrar la secuencia de una auditoría:

1. Inicio con la planificación de la auditoría.
2. Revisión de la documentación contable del cliente.
3. Verificación de los saldos y las transacciones.
4. Identificación de posibles discrepancias o incoherencias.
5. Evaluación y redacción del informe de auditoría con las conclusiones y recomendaciones.

Este esquema ayuda a los auditores y a la empresa auditada a comprender cada etapa, las responsabilidades involucradas y las decisiones que se deben tomar en cada punto crítico del proceso.