¿Qué es legajo del trabajador?
Un legajo del trabajador es un archivo físico o digital que contiene toda la información relacionada con la vida laboral de un empleado dentro de una empresa.
Este archivo sirve como registro histórico, se actualiza constantemente y se le añaden documentos durante toda la relación laboral.
Los legajos son estrictamente confidenciales y solo deben ser manejados por personal autorizado.
Elementos esenciales del legajo
Un legajo del trabajador se compone de varios documentos y registros esenciales.
Estos elementos varían ligeramente dependiendo de la legislación de cada país y las políticas internas de la empresa, pero generalmente incluyen:
- Datos personales: Documentación que verifica la identidad del trabajador como el DNI, datos de contacto, dirección residencial, estado civil, entre otros.
- Documentación laboral: Contratos de trabajo, curriculum vitae, títulos, certificados de formación y cualquier título que acredite las competencias del empleado.
- Documentos de seguridad social: Afiliación a la seguridad social, números de identificación fiscal, documentos relacionados con prestaciones, pensiones y seguros.
- Historial laboral: Informes de desempeño, promociones, cambios de puesto, formaciones realizadas, entre otros.
- Registros financieros: Detalles de la remuneración, aumentos salariales, deducciones fiscales, bonificaciones y otros beneficios.
- Documentos de salud y seguridad: Exámenes médicos de ingreso y periódicos, registro de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
- Otra documentación: Registros de asistencia, vacaciones, permisos, sanciones disciplinarias y cualquier otra información relevante para la relación laboral.
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La Importancia del legajo del trabajador
El legajo del trabajador es crucial por múltiples razones:
- Permite a las empresas gestionar de forma eficiente y sistematizada la información de sus empleados.
- Asegura el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales relacionadas con el empleo.
- Facilita el proceso de auditorías internas o inspecciones por parte de las autoridades competentes.
- Provee la documentación necesaria para resolver disputas o consultas laborales.
- Ayuda a proteger los derechos de los trabajadores garantizando que toda la información importante esté correctamente registrada y actualizada.
Manejo y seguridad del legajo del trabajador
Dado su carácter confidencial, los legajos de los trabajadores deben ser manejados con un alto grado de seguridad y privacidad:
- Se debe limitar el acceso a personas que tienen una necesidad legítima de consultarlos, como el departamento de recursos humanos.
- En el caso de los legajos digitales, se deben establecer medidas de seguridad informáticas, como contraseñas y protocolos de encriptación.
- Es esencial mantener un registro de quién accede al legajo y en qué momento se realiza.
- La empresa tiene la obligación de cumplir con las leyes de protección de datos personales en el manejo de los legajos.
Ejemplos prácticos de legajo del trabajador
Ejemplo 1: Supongamos que un empleado solicita un préstamo hipotecario y necesita un certificado de ingresos. El personal de recursos humanos accede a su legajo, revisa la sección de registros financieros y proporciona el documento requerido.
Ejemplo 2: Un trabajador ha sido promovido y se está preparando para su nuevo puesto. Los responsables de formación consultan su legajo para verificar qué capacitaciones ha completado y determinar si necesita cursos adicionales para su nueva función.
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