¿Qué es legajo del trabajador?

Un legajo del trabajador es un archivo físico o digital que contiene toda la información relacionada con la vida laboral de un empleado dentro de una empresa.

Este archivo sirve como registro histórico, se actualiza constantemente y se le añaden documentos durante toda la relación laboral.

Los legajos son estrictamente confidenciales y solo deben ser manejados por personal autorizado.

Elementos esenciales del legajo

Un legajo del trabajador se compone de varios documentos y registros esenciales.

Estos elementos varían ligeramente dependiendo de la legislación de cada país y las políticas internas de la empresa, pero generalmente incluyen:

• Datos personales: Documentación que verifica la identidad del trabajador como el DNI, datos de contacto, dirección residencial, estado civil, entre otros.
• Documentación laboral: Contratos de trabajo, curriculum vitae, títulos, certificados de formación y cualquier título que acredite las competencias del empleado.
• Documentos de seguridad social: Afiliación a la seguridad social, números de identificación fiscal, documentos relacionados con prestaciones, pensiones y seguros.
• Historial laboral: Informes de desempeño, promociones, cambios de puesto, formaciones realizadas, entre otros.
• Registros financieros: Detalles de la remuneración, aumentos salariales, deducciones fiscales, bonificaciones y otros beneficios.
• Documentos de salud y seguridad: Exámenes médicos de ingreso y periódicos, registro de accidentes laborales y enfermedades profesionales.
• Otra documentación: Registros de asistencia, vacaciones, permisos, sanciones disciplinarias y cualquier otra información relevante para la relación laboral.

¿Eres autónomo o pyme?

Crea facturas y presupuestos fácil, sin errores y sin coste.
Consigue Billin gratis gracias al Kit digital.
Nosotros te ayudamos con los trámites.

Introduce una dirección de correo correcta Introduce una dirección de correo correcta

Introduce una contraseña No se han cumplido los requisitos de contraseña

8 o más caracteres

Al menos 1 minúscula

Al menos 1 número

Accede ahora y obtén Billin sin coste

Al registrarme acepto los términos y condiciones y la Política de Privacidad.

Accede ahora y obtén Billin sin coste

*Billin es una solución 100% subvencionada para autónomos y empresas de 0 a 49 empleados con el Kit Digital.

Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, España Digital 2025, y Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025 de los fondos Next Generation de la UE.

La dirección de correo introducida ya está presente en nuestra base de datos Error de servidor, pruebe más tarde por favor

La Importancia del legajo del trabajador

El legajo del trabajador es crucial por múltiples razones:

• Permite a las empresas gestionar de forma eficiente y sistematizada la información de sus empleados.
• Asegura el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales relacionadas con el empleo.
• Facilita el proceso de auditorías internas o inspecciones por parte de las autoridades competentes.
• Provee la documentación necesaria para resolver disputas o consultas laborales.
• Ayuda a proteger los derechos de los trabajadores garantizando que toda la información importante esté correctamente registrada y actualizada.

Manejo y seguridad del legajo del trabajador

Dado su carácter confidencial, los legajos de los trabajadores deben ser manejados con un alto grado de seguridad y privacidad:

• Se debe limitar el acceso a personas que tienen una necesidad legítima de consultarlos, como el departamento de recursos humanos.
• En el caso de los legajos digitales, se deben establecer medidas de seguridad informáticas, como contraseñas y protocolos de encriptación.
• Es esencial mantener un registro de quién accede al legajo y en qué momento se realiza.
• La empresa tiene la obligación de cumplir con las leyes de protección de datos personales en el manejo de los legajos.

Ejemplos prácticos de legajo del trabajador

Ejemplo 1: Supongamos que un empleado solicita un préstamo hipotecario y necesita un certificado de ingresos. El personal de recursos humanos accede a su legajo, revisa la sección de registros financieros y proporciona el documento requerido.

Ejemplo 2: Un trabajador ha sido promovido y se está preparando para su nuevo puesto. Los responsables de formación consultan su legajo para verificar qué capacitaciones ha completado y determinar si necesita cursos adicionales para su nueva función.