¿Qué es mecanización?

La mecanización es el proceso a través del cual automatizamos la gestión de datos en el ámbito fiscal, empresarial y contable.

Abarca desde la recogida de datos económicos hasta su procesamiento en sistemas informatizados, facilitando de esta manera su análisis y el posterior uso en la toma de decisiones.

Estas tareas incluyen la digitación de documentos contables como facturas, la clasificación automática de operaciones según su naturaleza, la integración de flujos de trabajo en plataformas de software y, en un sentido más amplio, la adaptación de procesos tradicionales contables al entorno digital, para mejorar su eficiencia y reducir posibilidades de error.

Elementos clave de la mecanización

Existen varios elementos clave que fundamentan la mecanización en el área contable:

• Sistemas contables informatizados: Es la base de la mecanización, donde se implementan programas de contabilidad computarizados que registran y procesan las operaciones financieras.
• Entrada de datos: Se refiere a la acción de ingresar la información financiera y contable al sistema, ya sea de forma manual o automática.
• Algoritmos de clasificación: Son los responsables de organizar la información ingresada en categorías y cuentas correspondientes para su fácil acceso y análisis.
• Reportes y estados financieros: Resultado de la mecanización, brindan información esencial de manera estructurada y son generados automáticamente por la aplicación contable.

Pasos de la mecanización

La mecanización se realiza en distintas etapas, que incluyen:

1. Análisis de las necesidades de información de la empresa.
2. Selección de software contable adecuado a las características de la empresa.
3. Preparación y configuración del sistema según la estructura contable específica.
4. Formación del personal implicado en el uso de las nuevas herramientas y procedimientos.
5. Ingreso protocolizado de los datos al sistema y su adecuada supervisión y control.

Beneficios de la mecanización

Los beneficios de aplicar la mecanización son palpables y diversos, entre ellos destacamos:

• Optimización del tiempo: Reducción del tiempo dedicado a tareas repetitivas y manuales.
• Minimización de errores: Al disminuir la intervención humana, disminuyen también los errores de cálculo y entrada de datos.
• Análisis mejorado: La capacidad de generar reportes detallados permite realizar un análisis más profundo y eficiente.
• Integración de información: Todos los datos se encuentran en un único sistema, facilitando su acceso y la coherencia entre ellos.

Ejemplos prácticos de la mecanización

Ejemplo 1: Automatización de facturación

Imaginemos una empresa que recibe cientos de facturas al mes. Tradicionalmente, tendría que introducir los datos de cada factura manualmente en su sistema contable. Con la mecanización, este proceso puede automatizarse mediante un software capaz de leer y registrar los datos de las facturas electrónicas, categorizándolas y contabilizándolas adecuadamente sin intervención manual.

Ejemplo 2: Conciliación bancaria automática

Otra aplicación práctica de la mecanización es la conciliación bancaria. En vez de cotejar manualmente cada transacción bancaria con los registros contables, un sistema mecanizado puede hacerlo automáticamente, señalando discrepancias y asegurando que los balances sean exactos y estén al día.