¿Qué es normativa de facturación?

La normativa de facturación es el conjunto de leyes y regulaciones que establecen los requisitos y procedimientos para la emisión, recepción y conservación de facturas en un país o región.

Estas normas aseguran la correcta documentación de las transacciones comerciales, garantizando el cumplimiento fiscal y la transparencia en los negocios.

La facturación no solo implica la creación de un documento que refleje una transacción comercial, sino que debe ajustarse a una serie de disposiciones establecidas por la legislación vigente para ser considerada válida.

Conceptos y elementos básicos en la facturación

Antes de adentrarnos en la normativa específica de facturación, es imprescindible comprender los conceptos y elementos básicos que deben aparecer en toda factura:

• Número de factura: Código único que responde a una serie numérica correlativa que identifica cada factura de manera única dentro de la contabilidad de la empresa.
• Fecha de emisión: Es la fecha en la que se realiza la factura, la cual puede diferir de la fecha de la operación si esta se produjo en un momento distinto.
• Datos del emisor y del receptor: Incluyen nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal (NIF) de quien emite la factura y de quien la recibe.
• Descripción de la operación: Detalle del producto o servicio prestado, con una descripción que permita su identificación clara.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota tributaria: Son los elementos que detallan el cálculo del impuesto correspondiente a la operación, como el IVA en el caso de España.
• Total de la factura: Es la suma de la base imponible más la cuota tributaria, resultando en el importe total que el receptor debe pagar.

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Regulación legal de la facturación

La normativa de facturación en España está principalmente regulada por el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Este cuerpo normativo establece las reglas que deben seguir los empresarios y profesionales a la hora de emitir y conservar facturas relacionadas con sus operaciones comerciales.

Requisitos de la facturación según la normativa vigente

Para asegurar una facturación conforme a ley, debemos atender a los siguientes requisitos:

• Series de facturación: Es posible utilizar series distintas en la facturación para diferenciar operaciones por diversos criterios (por ejemplo, por áreas geográficas o por líneas de negocio).
• Conservación de facturas: La normativa exige que las facturas se conserven durante un periodo determinado que, según la ley general tributaria, es de al menos 4 años, aunque pueden existir plazos mayores en función de otras disposiciones legales.
• Facturación electrónica: Cuando ambas partes así lo acuerden y con las debidas garantías, las facturas pueden emitirse y conservarse en formato electrónico, siempre que se asegure su autenticidad e integridad mediante una firma electrónica avanzada u otro sistema equivalente.

Tipos de facturas y otras consideraciones

Existen distintos tipos de facturas que pueden emitirse de acuerdo con la operación comercial realizada:

• Factura completa o simplificada: La factura completa, también conocida como factura ordinaria, incluye todos los datos exigidos por la normativa, mientras que la factura simplificada puede omitir algunos de estos datos y se permite en operaciones de menor cuantía o en determinadas circunstancias que la ley especifica.
• Facturas rectificativas: Se emiten para corregir errores o realizar ajustes sobre facturas anteriores.

Ejemplos prácticos de normativa de facturación

Ejemplo 1: Supongamos que nuestra empresa presta un servicio de consultoría, y tras finalizar el trabajo en octubre, emitimos una factura con número 0012. En esta, debemos incluir tanto nuestros datos fiscales como los del cliente, la descripción del servicio, la base imponible de 1000 euros, el tipo de IVA aplicable que es del 21% (210 euros), resultando en un total de 1210 euros que el cliente deberá abonar.

Ejemplo 2: Imaginemos que al revisar la factura 0011, emitida el mes anterior, detectamos que hemos aplicado un IVA del 21% cuando el servicio prestado tenía un tipo reducido del 10%. En este caso, deberemos emitir una factura rectificativa indicando la corrección de la cuota de IVA y haciendo referencia a la factura original que se rectifica.